27年减少商务旅行费用的2022种简单方法

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由戈弗雷撰写

 

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由于员工超支占差旅费用的三分之一以上,所有公司欺诈的 15% 来自伪造和虚假的费用报销,因此更严格的 T & E 控制已成为许多希望保持成本的高级财务主管的首要任务做生意到最低限度。

首席财务官进行的一项民意调查发现,69% 的受访者同意他们的企业可以从更好地控制差旅费用中受益。 摩根大通的另一项研究发现,对于大多数企业来说,商务旅行费用仅次于工资,成为第二大运营成本。

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仅今年一年,全球将有超过 1.2 万亿美元用于商务旅行。 这大致相当于澳大利亚的GDP。 是不是太多了? 当然是这样,而且超过了数千亿。

从本质上讲,商务旅行行业花费了超过一万亿美元的其他人的钱,因为大多数时候,为这些旅行买单的人并不是旅行的人。 每次进行购买,而购买的人不是付款人,那么必然会有一些不必要的支出,无论多么少。

降低商务旅行成本

不要误会,这不是因为员工试图在商务旅行上花费很多,只是他们没有理由不这样做。 如果有人无论如何都得到了报销,他们不太可能不费吹灰之力来节省一些钱。

即使员工遵守公司的差旅政策,他们也倾向于按照最大允许限额而不是该限额的较低部分进行消费。 这只是人的本性。 当商务舱摆在桌面上时,没有人会愿意乘坐经济舱。

这些小小的节省机会可能看起来微不足道,“在 100 美元的机票上节省 2000 美元”; 但它们最终会在季度末或年度末加起来。 小土豆!

商旅费滥用无疑是个大问题,但更好的问题是:有没有办法解决?

胡萝卜、大棒和降低商务旅行成本

传统上,公司在处理高额差旅费用时有两种选择。 他们要么接受员工过度支出作为开展业务的成本,要么可以尝试通过严格的支出限制等公司政策来减少商务旅行费用。 第一种选择导致损害了底线,而第二种选择增加了员工的不满并增加了员工流动率。 老实说,从短期和长期来看,不确定哪一个更差或更贵。

然而,企业差旅管理出现了一种新的范式,这个想法倾向于胡萝卜而不是大棒。 因此,许多公司不再惩罚在商务旅行期间过度消费的员工,而是选择奖励那些不这样做的员工。

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毕竟,我相信我们都同意在不打扰员工的情况下削减成本非常有吸引力,而且几乎不切实际。

那么这是如何工作的呢? 为了影响更好的决策(决定节省或使用更便宜的交通方式,即使是更昂贵的交通方式),一些公司已经开始使用积分、标记和其他类型的认可来奖励员工。 从理论上讲,这可以激励员工,尤其是那些从 迟来的喜悦 观点以做出更便宜的决定,例如 预订经济实惠的航班或酒店。

但这个理论已经赶上了人性的现实。 如果不是人类,商务旅行者就什么都不是。 他们为自己的利益和为自己的舒适和方便而行动。 及时行乐 对于大多数人来说,这是默认设置,当你没有给他们一个比一些“纸上点数”更具体的理由去节省他们的方式时,他们只会称你的虚张声势。

商务旅行费用:员工在商务旅行上花费了多少?

速览:根据 2015 年世界经济论坛的旅游竞争力报告,奥地利排名第 10th 作为国际游客最昂贵的国家。 

根据他们前往的地方,城市喜欢 旧金山每天花费大约 550 美元  虽然伦敦每天的成本约为 500 美元(仅食品、住宿和交通费用),但中小型企业需要确保资金得到合理使用,并确保投资回报物有所值。

Dan Ruch 的解决方案? 通过经济激励,给员工一个减少开支的理由。 他的 Rocketrip 平台生成个性化的旅行预算,让员工在旅行中节省一半的钱。

财务激励措施可能有助于鼓励合规,但公司仍然承担成本,只是在另一方面。 归根结底,付钱给员工以减少他们的商务旅行费用几乎与给他们足够的空间来消费他们想要的东西一样适得其反。

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支出去哪儿了?

商务旅行费用。 钱都花到哪儿了?

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根据 BCD Travel 2019 年预测,这里的钱会去:

机票

预计支线航班公务舱和经济舱价格将上涨 1%。 机票 地区和国际航班将增加。

酒店

酒店价格 今年将增长1 -3%。

汽车出租

预计今年 2 年价格将上涨 4 -2019% 租车

那么首席财务官如何减少业务 不付差旅费 员工这样做还是生气呢? 首席财务官可以通过以下几种方式减少差旅费用。

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首席财务官如何在不损害利润的情况下减少商务旅行费用

1. 制定出差政策

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虽然小公司通常没有官方旅行政策,但他们可以和大公司一样。 在任何情况下,公司都需要明确控制差旅预算的程序。 除了提前预订和使用常旅客优惠外,为员工提供清晰准确的旅行指南非常重要。

具体说明膳食费用、客户费用、首选旅行服务提供商、首选住宿提供商等。 明确的规则可以减轻您的压力,并且几乎可以将事情非黑即白,这样您的员工就可以根据公司的政策计划他们的商务旅行费用,而不必担心哪些会让他们陷入困境或何时他们只是在装傻。

2. 利用虚拟会议的力量为客户服务

毫无疑问,面对面会议对建立关系有更大的影响。 一般来说,第一人称接触会改善关系,表现出更大的承诺,并允许更多的情感联系。 虽然这是真的,而且您可能无法通过 Skype 或 Google Hangouts 达成一百万美元的交易,但还有其他商务会议可以通过 Skype 或其他视频会议网络进行。

一次又一次地证明,某些交易和会议可以通过电话会议有效地举行,而且它是一种非常实惠的工具。 如果使用得当,它可以帮助公司与客户保持联系、解决问题,甚至达成新的交易。

有趣的事实: 2001 年,美国航空公司从他们提供的每份沙拉中取出一个橄榄,每年节省了 40,000 美元。

公司

3. 观看附加费。

不管它看起来如何,近年来飞行并没有变得更加昂贵。 事实上,Concur 表示,2015 年的平均机票成本比 5 年低 2011 美元。但座位升级、行李费、航班餐食、取消机票等附加费用帮助航空公司赚得更多旅行者的钱。

根据同意; 2014 年,每位乘客的平均花费比 17.43 年多 2013 美元; 8.5% 的增长,航空公司在这些费用上不断变得更有创意。 有些人现在对有更多腿部空间的首选座位收费。

4. 使用工作流自动化工具来自动化预订流程。

航班和酒店预订可能既耗时又困难,尤其是在您需要管理成本的情况下。 您可以通过使用自动化来节省时间和金钱,而不是要求员工或 HR 进行预订。 这使您可以根据您的旅行政策设置预定义参数,例如最大费用等。

您还可以指定首选航空公司和酒店等内容。 或者,您可以使用像 atlanticride 这样的小公司来完成这些自动化。 但是有了 atlanticride,它不再是驾驶机器,而是一个能够以低至 10 美元的价格更好地了解情况的人。

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 同时,确保所有订单按时处理,所有交易都准确记录。 这消除了错误、不准确和不规则的风险,从长远来看,这些问题会导致代价高昂且耗时的问题。 最后,员工可以自由地专注于他们的工作,这样他们就可以尽可能地保持生产力,并花费适当的时间准备材料,以完成他们在商务旅行中预期要做的任何交易或业务。

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5. 提前计划——确保尽早预订机票和住宿

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我们知道,有时紧急旅行是常态的一部分。 但是,我们建议公司在确认旅行开始后立即开始预订流程。 这也让公司有时间确保一切都在其他地方。 它也更有利可图,因为提前预订可以为您节省大量现金。 尽可能避免最后一刻预订,并确保您的员工遵循相同的方法。 这将使您和您的企业能够以相同的预算进行更多的旅行。

6.忠于航空公司

如果您还不是航空公司常旅客计划的会员,还等什么,快来加入吧! 这些计划是减少商务旅行费用的绝妙方法,因为它们为商务旅客提供了良好的激励措施。 您对航空公司的忠诚度越高,您可以获得的奖励和福利就越多。

澳洲航空为美国当地旅客提供优先值机和额外行李; 维珍澳大利亚航空为其常旅客提供提前选座和代客泊车服务。 国际旅客可以获得 新加坡航空公司 向其全球合作伙伴之一预订酒店时可使用积分,国泰航空可免费使用全球国际机场休息室。

7. 与航班供应商或连锁酒店重新谈判以获得更好的公司价格

您的企业是否经常前往同一个目的地并一遍又一遍地选择相同的酒店和航空公司? 或者,也许一个新市场已经打开,公司经常前往该地区开展业务。

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首先,与您的常规商务旅行供应商联系,看看您是否可以协商更好的交易,因为事实证明您已经证明可以为他们带来稳定的业务。 在后面的部分,与您的商务旅行供应商讨论旅行预测,看看您是否可以达成更好的交易,以作为客户保留您的商务旅行的最新趋势和预测。

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如果这不是贵公司参与的第一次市场扩张,请指出过去类似的其他市场旅行的增长作为概念证明。 如果您的企业太小而无法获得更好的交易,请尝试与已经为该地区谈判达成更好交易的公司合作。 该解决方案适用于小型企业,甚至适用于经常前往某些目的地的人。

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8. 寻找替代品。

在主要机场降落很方便,但有时您会为这种便利支付更多费用。 探索飞往中小型支线机场的想法总是一个好主意,尤其是当它是最后一分钟的航班时。 (但是,重要的是要考虑往返较小区域机场的汽油和运输价格)。 如果可以到达您的目的地,还可以考虑乘火车旅行。 通常它们更便宜,并且可以在途中完成更多工作。

另一个有趣的事实(有点无关): 汉莎航空是世界上最大的鱼子酱采购商,每年为头等舱提供的机上鱼子酱服务购买超过 10 吨。

9. 在适当的级别分配责任

大多数人会同意,需要更多的支持表单管理才能使商务旅行管理工作并最终降低成本和奢侈。 CEO 和 CFO 的参与可以大大影响这类任务的政治性质,并且可以提供动力。 例如,如果一个 CEO 坐经济舱去开会,这几乎是对其他员工坐商务舱的不负责任。

这更像是活出我的榜样。 然而,从经验来看,CEO 的承诺本身是不够的。 由于 CEO 或 CFO 不处理差旅部门的日常运营,他们不会真正了解这些部门的情况。

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然后留给负责的人来节省首席执行官飞行经济提供的动力的成本。 因此,管理层将责任分配给正确的人起着至关重要的作用。

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10.专注于 形成一种 减少商务旅行费用,而不仅仅是 多少

随着高层管理人员试图实现整体成本降低(“我们可以节省多少?”),成本削减计划往往会随着时间的推移而失去效力,但随后将如何节省这笔钱的决定权留给了较低级别的员工。

如果 CEO 或 CFO 想要减少商务差旅费用,请放弃诸如 [让我们看看是否可以将其降低至少 20%] 之类的词语和短语,而其他差旅团队则附和 [我们将看看我们能做些什么]不会减少一半的时间。

关注数字以外的实际“如何”确实可以大大降低成本。

11. 组织你的旅行计划

拥有系统的流程或方法对于有效的商务旅行费用计划非常重要。 简化的预订、审批、费用和风险管理流程提高了差旅管理的速度。 系统化还可以让您的差旅经理深入了解差旅政策的运作方式和方式。 这将帮助他们根据数据做出明智的改进决策。

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此外,系统的商务旅行计划将确保您的企业履行其谨慎义务,并通过充分的风险管理来保护自己免受财务和法律损失。

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12.权衡附带成本。

就像在航空公司中一样,小事也会增加公路运输。 这就是为什么你必须提前比较价格。 是不是更便宜 租车 或乘坐 Uber、Lyft 甚至 出租车? 做 酒店 有互联网连接,物有所值还是最好使用移动热点?

13. 明智地安排时间。

如果可能,请在每个旅行者都被认为是游客的美丽夏季之外的任何时间安排您的商务旅行。 夏季月份吸引了大量游客,因此, 机票 通常不在屋顶, 酒店价格 也一样高。

三月结束也是另一个糟糕的旅行时间,因为每个人都会去某个地方过春假。 如果您可以在任何其他时间或通过电话会议或视频电话开会,那为什么不呢。

14.投资差旅管理技术

公司现在使用旅行管理技术,例如 Travelport 或 Locomote,它们以惊人的价格提供优质服务。

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在考虑差旅管理平台时,需要牢记几件事。 其中包括简化流程、收集数据和提高政策绩效的工具,并具有丰富员工旅行体验的功能

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  • 差旅管理平台必须全面全面.
  • 必须集成差旅管理平台

15. 建立并执行对所有员工公平的严格但合理的差旅报销政策。

根据人力资源管理协会的规定,商务旅行费用对于工人来说是免税的,如果是普通的、必要的和准确报告的,则可以为雇主扣除。 您的差旅政策必须向员工解释商务差旅费用,并向他们提供有关您组织的差旅报销政策的信息。

它应该为所有类型的事件和所有目的地指定每日津贴。 它还应该考虑员工的资历(即,在商务旅行期间为高级员工和管理人员提供更多的奢侈品)以及如何申请和批准用于举办某些类型的活动(如作为商务旅行费用的一部分)的资金。 它还应明确指出哪些奖金和奢侈品不符合补偿条件,哪些是员工的责任。

16. 使用一家旅行社支付无法自动化的商务旅行费用。

在某些情况下,您可能无法使某些流程自动化,例如,如果员工需要特殊住宿或您的大量员工正在旅行。 在这种情况下,您不能要求每个员工计划他们的个人旅行,有些人可能会得到更好的交易,而其他人会感到被排除在外,尽管他们确实自己计划了旅行。 在这种情况下,您可以使用同一家旅行社来计划整个行程。 您所要做的就是与旅行社分享您的旅行政策,并让他们使用您提供的指南(例如首选航班、酒店等)计划旅行。

通过这种方式,他们可以为您的所有员工提供所需的旅行服务,而不会影响您的旅行政策或让他们中的任何人感到受骗。 我们在 atlanticride 所做的是计划整个旅行并向公司发送链接以直接付款,以便公司名称仍然是航班和住宿的买方和付款人。

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17. 自动化差旅费用报销流程。

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旅行流程不仅包括交通、住宿和费用。 它还涉及管理层或行政部门为补偿员工或员工的商务旅行费用所做的时间和工作。 使用工作流自动化工具可能会有所帮助,该工具允许您的出差员工远程上传收据,以便立即处理收据,这样一旦他们从旅行中返回,他们可以在返回后立即得到报销。 这在会计透明度方面带来了额外的好处,从而减少了员工不得不支付他们在旅行中产生的费用或公司不得不支付其政策范围之外的费用的机会。

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18. 使用折扣和奖励计划。

大多数航空公司、连锁酒店和汽车租赁公司为经常使用其服务的公司提供折扣和奖励计划。 确保您的公司注册并跟踪这些奖励,如奖励里程、折扣和其他特别优惠,并尽可能使用它们来减少商务旅行费用。

偶尔,我们在 大西洋骑 发表 特别优惠 从我们网站侧边栏上的航空公司(我们还有一个专门的特价页面) 并偶尔通过电子邮件向订阅者发送特别优惠。 如果您不是,这些优惠可能对您没有用处 旅游 在报价时,但您可能很幸运,您会在旅行时看到可用的报价。

因此,如果您或您的公司正在计划出差,查看我们的特别优惠页面以查看其中是否有适合您和您的公司的东西可能会有所帮助并且不会花费您任何费用。 尝试真的没有坏处。

19. 鼓励员工在笔记本电脑和手机上使用业务应用程序。

许多连锁酒店提供办公设备,如电脑、传真机、打印机等。 借助当今基于云的生产力和协作工具,员工可以更轻松地在其云帐户上保存文档并通过手机与他人共享,而不是使用酒店提供的设施进行打印,最终您必须付费。 虽然员工仍然需要为酒店房间的 Wi-Fi 付费,但从长远来看,不使用酒店提供的办公设施可以为您节省很多钱。

20、积极参与差旅管理

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只有 27% 的 CFO 表示他们实际上与差旅经理互动。 为了改进差旅政策,公司需要高层管理人员和处理公司差旅计划的人员之间的紧密合作。 因此,管理层必须积极参与差旅计划,要么通过分析政策的有效性或通过制定政策,要么通过从出差或出差回来的公司员工那里收集第一手反馈。

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这里的重点是,如果管理层认真考虑减少商务差旅费用,就必须找到一种积极参与差旅管理的方法。

21、关注新一代商旅人士

到 50 年,千禧一代的旅行者将占所有商务旅行费用的 2020% 左右(预计这一数字将转化为 1.6 万亿美元的货币价值)。 管理层必须面对这些年轻旅行者的不同偏好,以降低旅行成本并利用他们的优势。 例如,Hipmunk 对千禧一代商务旅行者的调查发现,他们更有可能在商务旅行中加入休闲日,但也更有可能加倍努力完成工作。

管理层应与旅游经理合作,探索数千名商务旅客的习惯和偏好,并将其纳入公司的战略旅行政策。

22. 不要让您的旅行政策不受影响

人们常说,商务旅行政策只会随着时间的推移而变得更好。 随着提供新的旅行预订方法、新的联系方式和在国外开展业务的新方式的新技术的出现,管理层必须确保他们的商务旅行政策跟上市场变化并利用随之而来的成本节约。

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这些政策修订必须与数据保持一致,因此对所有出差进行分析和报告以拥有并保持准确的数据非常重要。

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23. 确保您的旅行政策透明

制定清晰透明的差旅政策,有效地概述费用和报销。 这可能听起来很基本和简单,但它非常重要,而且通常比看起来更难。 GTBA 的一项新研究表明,尽管 79% 的商务旅客认为他们的公司差旅政策对他们的商务旅行决策影响最大,但旅客通过适当渠道预订航班的时间仍然存在巨大差距 (63%)当他们的雇主 认为 他们正在按政策预订 (90%)。

24、对管理流程和收据进行定期审核

没有人是完美的,即使是你; 这就是美国国税局发明审计的原因。 遵循此示例并定期审核您的员工成本报表,同时考虑到诈骗三角(需求、机会、使活动合理化的能力)。 更进一步,进行定期、定期、突击审核。 这样一来,您就无法知道您何时会审核您的员工,因此对于那些想要掩盖行踪的人来说,偷窃变得更加危险。

25. 快速付款让你成为快速的朋友。

迅速报销您的员工。 不要让他们等钱。 正如您希望您的员工尽快上交他们的费用报告一样,他们也希望看到他们的 银行账户 立即微笑。

这也有助于提高工人的道德。

26. 承认旅行者的努力

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每个人都希望得到认可。 如果您不能提供金钱奖励,请务必认可他们并赞扬他们的辛勤工作。 它可以采取电子邮件的形式,甚至可以在会议期间采取公开表扬的形式。 认识到努力不会让您付出任何代价,但投资回报率在生产力、忠诚度和寿命方面是巨大的。 只要确保你的赞美是真实的。

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27.与导游合作

财务经理与其首席财务官的合作是改进商务旅行政策的一个重要因素。 但只有 27% 的 CFO 认为他们与旅行社的关系是有效的。

正如财务经理表明他们对差旅政策的承诺一样,他们必须表明他们愿意与差旅经理合作,以做出积极的、以信息为导向的变革。 这可以通过定期会议来实现,并使他们能够拥有有效的差旅管理技术。

总结

CFO 和 CPO 知道创收旅行不是随机事件。 没有法律规定“预订旅行,您就可以从中赚钱”。 当有效的战略实施与智能旅行成本管理一起发生时,增长就会发生。 了解差旅对盈利交易的贡献将帮助您明智地使用差旅预算并帮助您发展业务。

但尽管如此,如果你决定减少旅行,那么你可能根本赚不到钱。 归根结底,重要的是适当的计划。


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