商务写作技巧

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由戈弗雷撰写

 

传播爱心

无论您编写的商业写作风格如何,都有一些简单的标准可供考虑。 请记住,您的目的是传达一个想法,因此请使用清晰、简单的语言。 为商务写作时,请使用简单的语言来建立融洽的关系。

复合语言可能显得窒息且难以掌握。 在为您的公司写作时,请牢记以下几点。 利用它们来增强您的商务写作。 使用这些也可以提高您的整体沟通能力。

提高您的商务写作能力。

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提高商务写作不一定是一项艰巨的任务。 您可以采取一些简单的步骤来使与工作相关的信件、电子邮件、备忘录或报告更清晰易读。 对许多人来说,商务写作占他们工作的 20% 到 50%(你走得越高,你要做的工作就越多)。

事实上,它在许多职业中都被视为绩效标准,而你的成功执行能力将对你是否升职产生重大影响。 因此,这里有一些简单的策略可以帮助您提高商务写作技巧。

使用一种亲切的语气。

提高商务写作需要创建一篇论文,就好像你在说它一样。 一种普遍存在的谬误 论文写作服务 写作学生认为,企业写作必须平淡、浮夸、有力、华丽。 这与事实相去甚远。

另一方面,有些人觉得当我说 写作应该是对话式的,我的意思是使用“聊天室白话”或俚语,这也是不可接受的。 以对话的语气写作意味着专业。 假设您在此人的办公室,与他或她交谈。 你不会说俚语吧? 您还将避免使用沉闷的正式术语。

黑框眼镜和黑笔

留意延长的导入时间。

避免文本中的扩展引导是改善商业写作的一种方法。 这就是我所说的“漫步”舞蹈。 这就是作者漫无目的的地方,而不是马上进入主题。 大多数商务写作都是例行公事、内容丰富且“前装”的。 也就是说,它立即说明了文件的主要目标和重点。

这里有一些冗长的介绍:

  • 我写信是为了通知你(这是什么?为什么不从新闻开始呢?)
  • 我向您发送此通知是为了通知您
  • 这是为了通知您

删除冗余。

修改文本时,寻找冗余或重复自己。 这里有几个这样的例子:

警告通常是提前发出的,因此不要使用“提前”。

组装在一起——组装通常意味着把一些东西放在一起,所以省略“一起”。

计划。

在开始之前,为您的完整商业写作制定计划。 组织良好的业务文档将不那么难以编写。 记住要记住你的信息。 如果它令人困惑,读者就会失去兴趣。 如果您的听众难以理解您想说的话,那么是时候写更多了。 如果你不提前计划,你更有可能发现自己陷入了电子邮件网球的困境。

记住差异。

最重要的商业写作理念之一是了解您的受众很可能会有所不同。 出生在另一种文化中的人可能会说流利的英语,但他们可能不具备相同的写作和阅读技能,并且他们的工作需要课程写作帮助。

为了弥合这一差距,企业写作原则和指南可以帮助您针对不同的文化、教育水平和语言背景进行写作。 无论您是为自己的公司还是为跨国客户群写作,以下原则将帮助您在多元文化的工作场所更成功地进行沟通。

拿着铅笔在膝上型计算机附近的人

格式

在任何公司,正确的文件格式都是至关重要的。 例如,电子邮件应包含标题,以帮助用户扫描文本以获取相关信息。 项目符号或编号列表对于浏览材料也很有用,缩进的段落指示读者应该停止的地方。 请记住,商业写作的目标是有效地传达想法,而不是用广泛的术语让读者惊叹。 短而简单的词比长而复杂的词更可取。

避免行话。

虽然在某些出版物中可能需要使用行话,但对非专业读者来说是没有帮助的。 当作者不想表达任何东西时,经常使用行话。 使用读者可以理解的基本语言。 此外,避免撰写有关您所在行业的文化和行话的文章。 请记住,您正在为大量受众写作。

无论您是为自己的公司还是为跨国客户群写作,您都可以在多元文化的工作场所更成功地沟通。


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