İş yazımı için ipuçları

Yazdığınız iş yazı stilinden bağımsız olarak dikkate alınması gereken birkaç kolay standart vardır. Amacınızın bir fikri iletmek olduğunu unutmayın, bu nedenle açık, karmaşık olmayan bir dil kullanın. İş için yazarken, ilişki kurmak için basit bir dil kullanın.

Bileşik dil boğulmuş ve kavraması zor görünebilir. İşte şirketiniz için yazarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı noktalar. İş yazınızı geliştirmek için bunları kullanın. Bunları genel iletişim becerilerinizi geliştirmek için de kullanın.

İş yazma yeteneklerinizi geliştirin.

İş yazılarını geliştirmek zor bir iş olmak zorunda değildir. İşle ilgili mektuplarınızı, e-postalarınızı, notlarınızı veya raporlarınızı daha okunaklı hale getirmek için atabileceğiniz bazı basit adımlar vardır. Birçok insan için iş yazımı, çalışmalarının yüzde 20 ila 50'sini oluşturur (yukarı çıktıkça, daha fazlasını yapmak zorunda kalacaksınız).

Gerçekten de birçok meslekte bir performans kriteri olarak görülüyor ve başarılı bir şekilde performans gösterme kabiliyetiniz, terfi edip etmemeniz üzerinde önemli bir etkiye sahip olacaktır. İşte iş yazma becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacak kolay stratejiler.

Nazik bir ses tonu kullanın.

İş yazısını geliştirmek, sanki konuşuyormuşsunuz gibi bir kağıt oluşturmayı gerektirir. arasında yaygın bir yanılgı kompozisyon yazma hizmetleri ve öğrenciler yazmak, kurumsal yazının sıkıcı, gösterişli, güçlü ve çiçekli olması gerektiğidir. Bu gerçeklerden daha fazla olamazdı.

Spektrumun diğer ucunda, bazı insanlar bunu söylediğimde Yazmak konuşarak olmalı, “sohbet odası argosu” veya argo kullanmak demek istiyorum ki bu da kabul edilemez. Konuşma tonunda yazmak, profesyonel olmak anlamına gelir. Kişinin ofisinde olduğunuzu ve onunla konuştuğunuzu varsayalım. Argo konuşmazsın, değil mi? Ayrıca, havasız resmi terminoloji kullanmaktan da kaçınırsınız.

Uzatılmış girişlere dikkat edin.

Metninizde uzun girişlerden kaçınmak, iş yazınızı geliştirmenin bir yoludur. Ben buna “gevezelik” dansı diyorum. Yazarın hemen konuya girmek yerine burada başıboş dolaştığı yer burasıdır. İş yazılarının çoğu rutin, bilgilendirici ve “önden yüklenmiş”tir. Yani, belgenin ana amacını ve odağını hemen belirtir.

İşte bazı uzun tanıtımlar:

• Sizi bilgilendirmek için yazıyorum (nedir? Neden haberlerle başlamıyorsunuz?)
• Size bunu bildirmek için bu bildirimi gönderiyorum
• Bunu size bildirmek için

Fazlalıkları kaldırın.

Metninizi gözden geçirirken, fazlalık veya kendinizi tekrar etmeye bakın. İşte bu tür birkaç örnek:

Uyarılar genellikle önceden yapılır, bu nedenle “avansı” bırakın.

Bir araya toplayın - montaj normalde bir şeyi bir araya getirmek anlamına gelir, bu nedenle “birlikte”yi dışarıda bırakın.

Planı.

Başlamadan önce, tam iş yazınız için bir plan yapın. İyi organize edilmiş bir iş belgesinin yazılması daha az zor olacaktır. Mesajınızı aklınızda tutmayı unutmayın. Kafa karıştırıcıysa, okuyucular ilgisini kaybeder. Kitleniz ne söylemeye çalıştığınızı anlamakta zorluk çekiyorsa, daha fazlasını yazmanın zamanı geldi. Önceden plan yapmazsanız, kendinizi e-posta tenisinin yoğunluğunda bulma olasılığınız daha yüksektir.

Farklılıkları hatırla.

En önemli iş yazma fikirlerinden biri, kitlenizin büyük olasılıkla farklı olacağını anlamaktır. Başka bir kültürde doğan insanlar akıcı İngilizce konuşabilir, ancak aynı yazma ve okuma becerilerine sahip olmayabilirler ve çalışmaları için ders yazma yardımına ihtiyaç duyabilirler.

Bu açığı kapatmak için, kurumsal yazma ilkeleri ve yönergeleri, çeşitli kültürler, eğitim seviyeleri ve dil geçmişleri için yazma konusunda size yardımcı olabilir. Aşağıdaki ilkeler, ister kendi firmanız için isterse çok uluslu bir müşteri tabanı için yazıyor olun, çok kültürlü bir işyerinde daha başarılı iletişim kurmanıza yardımcı olacaktır.

oluşturulan

Herhangi bir firmada, uygun belge biçimlendirmesi çok önemlidir. Örneğin e-postalar, ilgili bilgiler için metni taramada kullanıcılara yardımcı olacak başlıklar içermelidir. Madde imli veya numaralı listeler, materyalleri taramak için de yararlıdır ve girintili paragraflar, okuyucuların nerede durması gerektiğini gösterir. İş yazmanın amacının, okuyucuyu kapsamlı terminolojiyle şaşırtmak yerine fikirleri verimli bir şekilde sunmak olduğunu unutmayın. Kısa, basit kelimeler uzun, karmaşık olanlara tercih edilir.

Jargondan kaçının.

Bazı yayınlarda jargon gerekli olsa da, uzman olmayan okuyucular için yararsızdır. Jargon, yazar hiçbir şey ifade etmek istemediğinde sıklıkla kullanılır. Okuyucularınızın anlayabileceği temel bir dil kullanın. Ayrıca, endüstrinizin kültürü ve dili hakkında yazmaktan kaçının. Geniş bir kitle için yazdığınızı unutmayın.

İster kendi firmanız için isterse çok uluslu bir müşteri tabanı için yazıyor olun, çok kültürlü bir işyerinde daha başarılı bir şekilde iletişim kurarsınız.