27'de iş seyahati masraflarını azaltmanın 2023 Kolay Yolu

Çalışanların, iş seyahati harcamalarının üçte birinden fazlasını ve tüm kurumsal dolandırıcılıkların %15'ini sahte ve sahte harcama iddialarından kaynaklanan fazla harcama muhasebesi ile, maliyeti korumak isteyen birçok üst düzey finans yöneticisi için daha sıkı T & E kontrolü bir öncelik haline geldi. minimum düzeyde iş yapmaktır.

CFO tarafından yürütülen bir anket, katılımcıların %69'unun işletmelerinin iş seyahati harcamaları üzerinde daha fazla kontrolden yararlanabileceği konusunda hemfikir olduğunu ortaya koydu. JP Morgan tarafından yapılan bir başka araştırma, iş seyahat giderlerinin çoğu işletme için en büyük işletme maliyeti olarak maaş ödemesinden sonra ikinci sırada geldiğini buldu.

Sadece bu yıl iş seyahatlerine dünya çapında 1.2 trilyon dolardan fazla para harcanacak. Bu, kabaca Avustralya'nın GSYİH'sine eşdeğerdir. çok mu fazla? Tabii ki öyle ve bunda yüz milyarlarca fazla.

Esasen, iş seyahati endüstrisi, diğer insanların parasının bir trilyon dolarından fazlasını harcıyor çünkü çoğu zaman, bu seyahatleri ödeyen insanlar, seyahati yapan insanlar değil. Ne zaman bir satın alma yapılırsa ve satın alan kişi ödeyen değilse, ne kadar az olursa olsun, bazı gereksiz harcamaların olması zorunludur.

Hata olmasın, çalışanların iş seyahatlerine çok para harcamaya çalışması değil, bunu yapmamak için hiçbir sebepleri yok. Birine herhangi bir şekilde geri ödeme yapılırsa, para biriktirmek için kendi yollarından çıkmaları pek olası değildir.

Çalışanlar şirketin seyahat politikasına uysalar bile, bu sınırın alt kısmı yerine izin verilen maksimum sınıra doğru harcama yapma eğilimindedirler. Bu sadece insan doğasıdır. Business class masadayken kimse ekonomi sınıfından isteyerek uçmaz.

Bu küçük tasarruf fırsatları önemsiz görünebilir, "100$'lık bir uçak biletinde 2000$ tasarruf etmek"; ama sonunda çeyreğin veya yılın sonunda toplanırlar. Küçük patatesler!

Kuşkusuz, iş seyahati harcamalarının kötüye kullanılması büyük bir sorundur, ancak daha iyi soru şudur: bir çözüm var mı?

Havuçlar, Çubuklar ve İş Seyahat Maliyetlerini Azaltmak

Geleneksel olarak, şirketlerin yüksek iş seyahati masraflarıyla uğraşırken iki seçeneği vardır. Ya çalışanın fazla harcamasını iş yapmanın maliyeti olarak kabul ederler ya da sıkı harcama limitleri ve benzeri kurumsal politikalarla iş seyahati masraflarını düşürmeye çalışabilirler. İlk seçenek kârlılığın zarar görmesine neden olurken, ikincisi çalışanın memnuniyetsizliğini artırdı ve çalışan devrini artırdı. Dürüst olmak gerekirse, hem kısa hem de uzun vadede hangisinin daha kötü veya daha pahalı olduğundan emin değilsiniz.

Ancak, kurumsal seyahat yönetiminde yeni bir paradigma var, fikir sopalara değil havuçlara dayanıyor. Bu nedenle, birçok şirket, iş seyahatleri sırasında fazla harcama yapan çalışanları cezalandırmak yerine, yapmayanları ödüllendirmeyi tercih etti.

Sonuçta, çalışanları rahatsız etmeden maliyetleri düşürmenin çok çekici ve aynı zamanda neredeyse gerçekçi olmadığı konusunda hemfikir olabileceğimize eminim.

Peki bu nasıl çalışıyor? Daha iyi karar vermeyi etkilemek için (daha pahalı olanlar masadayken bile daha ucuz ulaşım modunu kullanmaya veya kullanmaya karar verme), bazı şirketler çalışanlarını ödüllendirmek için puanları, işaretleri ve diğer tanınma türlerini kullanmaya başladı. Teoride bu, çalışanları, özellikle de bu ödülleri bir başkasından görenleri motive edebilir. gecikmiş haz gibi daha ucuz kararlar vermek için uygun fiyatlı bir uçuş veya otel rezervasyonu.

Ancak bu teori, insan doğasının gerçekliğini yakalamıştır. İş seyahatinde olanlar insan değilse hiçbir şey değildir. Kendi çıkarlarına ve kendi rahatlık ve rahatlıklarına göre hareket ederler. anında tatmin çoğu insan için varsayılan ayardır ve onlara tasarruf etmek için yola çıkmaları için birkaç "kağıt üzerinde puan" dışında somut bir neden vermediğinizde, sadece blöfünüzü yapacaklardır.

İş seyahati giderleri: Çalışanlar İş Seyahatlerinde Ne Kadar Harcıyor?

Kısa Bilgi: 2015 Dünya Ekonomik Forumu'nun Seyahat ve Turizm Rekabet Edebilirlik Raporuna göre Avusturya 10. sırada^th uluslararası ziyaretçiler için en pahalı ülke olarak. 

Nereye gittiklerine bağlı olarak, şehirler San Francisco'nun günlük maliyeti yaklaşık 550 dolar  Londra günde yaklaşık 500 dolara mal olurken (sadece yemek, konaklama ve ulaşım için), küçük ve orta ölçekli işletmelerin paranın akıllıca kullanıldığından ve yatırım getirisinin buna değdiğinden emin olmaları gerekiyor.

Dan Ruch'un çözümü? Çalışanlara finansal teşvikler yoluyla daha azı için bir sebep verin. Rocketrip platformu, kişiselleştirilmiş seyahat bütçeleri oluşturur ve çalışanların seyahatte tasarruf ettikleri paranın yarısını tutmalarına olanak tanır.

Mali teşvikler uyumu teşvik etmede işe yarayabilir, ancak şirketler başka bir cephede hala maliyetlere katlanıyor. Günün sonunda, çalışanlara iş seyahati giderlerini azaltmaları için ödeme yapmak, onlara istedikleri kadar harcama yapmaları için yer açmak kadar verimsizdir.

Harcamalar nereye gidiyor?

BCD Travel 2019 tahminine göre, işte para nereye gidecek:

Uçak Bileti

Bölgesel uçuşların business ve ekonomik sınıf fiyatlarının %1 oranında artması ve genel olarak uçuşların ortalama fiyatının artması bekleniyor. uçuş biletleri hem bölgesel hem de uluslararası uçuşlarda artacak.

Oteller

otel fiyatları bu yıl %1-3 artacak.

Araba kiralama

Bu yıl 2 için %4-2019 fiyat artışı bekleniyor araba kiralama

Peki, CFO'lar işi nasıl azaltabilir? ödemeden seyahat masrafları çalışanlar bunu yapmak mı yoksa kızdırmak mı? Aşağıda, CFO'ların iş seyahati masraflarını azaltabilecekleri birkaç yol bulunmaktadır.

CFO'lar, kârlılığa zarar vermeden iş seyahati masraflarını nasıl azaltabilir?

1. Bir iş seyahati politikası oluşturun

Küçük şirketlerin genellikle resmi bir seyahat politikası olmamasına rağmen, yapabilirler ve büyük şirketler olmalıdır. Her durumda, şirketlerin seyahat bütçelerini kontrol eden prosedürleri netleştirmesi gerekiyor. Erken rezervasyon yaptırmanın ve sık uçan yolcu fırsatlarını kullanmanın yanı sıra, çalışanlara açık ve kesin seyahat yönergeleri sağlamak çok önemlidir.

Yemek giderleri, müşteri giderleri, tercih edilen seyahat hizmeti sağlayıcıları, tercih edilen konaklama sağlayıcıları vb. gibi konularda net olun. Net kurallar, stresinizi azaltır ve neredeyse her şeyi siyah beyaza çevirir, böylece çalışanlarınız, hangilerinin başlarını belaya sokacağını veya ne zaman aptalı oynadıklarını merak etmeden şirket politikalarına göre iş seyahati harcamalarını planlayabilir.

2. Müşterilere hizmet vermek için sanal toplantıların gücünden yararlanın

Kuşkusuz, yüz yüze görüşmeler, ilişki kurma söz konusu olduğunda daha büyük etkiye sahiptir. Genel olarak, ilk kişi teması uyumu geliştirir, daha fazla bağlılık gösterir ve daha fazla duygusal bağlantıya izin verir. Bu doğru olsa da ve muhtemelen Skype veya Google Hangouts üzerinden bir milyon dolarlık anlaşma yapamazsınız, ancak Skype veya diğer video konferans ağları aracılığıyla yapılabilecek başka iş toplantıları da vardır.

Belirli işlemlerin ve toplantıların konferans görüşmeleri yoluyla etkin bir şekilde gerçekleştirilebileceği defalarca kanıtlanmıştır ve ayrıca son derece uygun fiyatlı bir araçtır. İyi kullanıldığında bir şirketin müşterilerle iletişim halinde kalmasına, sorunları çözmesine ve hatta yeni anlaşmalar yapmasına yardımcı olabilecek bir araç.

Eğlenceli Gerçek: 2001'de American Airlines, servis ettikleri her salatadan BİR zeytin alarak yılda 40,000 dolar tasarruf etti.

korptrav

3. Eklenti ücretlerini izleyin.

Göründüğü gibi görünse de, uçmak son yıllarda daha pahalı hale gelmedi. Aslında Concur, 2015 ortalama uçak bileti maliyetinin 5'dekinden 2011 dolar daha az olduğunu söyledi. Ancak koltuk yükseltme, bagaj ücretleri, uçak yemekleri, biletleri iptal etme vb. gibi ek ücretler havayollarının daha fazla para kazanmasına yardımcı oldu. yolcudan para.

Concur'a göre; 2014'te ortalama bir yolcu, 17.43'te harcadıklarından fazladan 2013 dolar harcadı; yüzde 8.5'lik bir sıçrama ve havayolları bu ücretlerle sürekli daha yaratıcı hale geliyor. Bazıları artık daha fazla bacak mesafesi olan tercih edilen oturma yerleri için ücret alıyor.

4. Rezervasyon sürecini otomatikleştirmek için iş akışı otomasyon aracını kullanın.

Özellikle maliyetleri yönetmeniz gerekiyorsa, uçuşlar ve otel rezervasyonları zaman alıcı ve zor olabilir. Rezervasyonu yapmak için çalışanlara veya İK'ya ihtiyaç duymak yerine, otomasyonu kullanarak zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz. Bu, diğer şeylerin yanı sıra maksimum maliyetler gibi seyahat politikanıza göre önceden tanımlanmış parametreleri ayarlamanıza olanak tanır.

Tercih edilen havayolları ve oteller gibi şeyleri de belirtebilirsiniz. Veya bu otomasyonları yapmak için atlanticrid gibi küçük firmaları kullanabilirsiniz. Ama atlanticride ile artık direksiyonun arkasındakiler makineler değil, durumu 10$ gibi düşük bir parayla daha iyi anlayabilen bir kişi.

 Aynı zamanda tüm siparişlerin zamanında işlenmesini ve tüm işlemlerin doğru bir şekilde kayıt altına alınmasını sağlar. Bu, uzun vadede maliyetli ve zaman alıcı olabilecek sorunlara neden olan hata, yanlışlık ve düzensizlik riskini ortadan kaldırır. Son olarak, çalışanlar işlerine özgürce odaklanabilir, böylece mümkün olduğu sürece üretken kalabilirler ve o iş gezisinde yapmaları beklenen anlaşma veya iş ne olursa olsun yapmak için doğru miktarda malzeme hazırlamak için doğru miktarda zaman harcarlar.

5. Önceden plan yapın — mümkün olduğunca erken uçuş ve konaklama rezervasyonu yaptığınızdan emin olun

Bazen acil yolculukların normların bir parçası olduğunu anlıyoruz. Ancak, seyahatin gerçekleşeceği onaylanır onaylanmaz şirketlerin rezervasyon sürecine başlamalarını öneririz. Bu aynı zamanda şirketlere her şeyin diğerinde olduğundan emin olmak için zaman verir. Ayrıca erken rezervasyon yapmak size tonlarca para kazandırabileceğinden daha karlı. Mümkün olduğunca son dakika rezervasyonlarından kaçının ve çalışanlarınızın da aynı yaklaşımı izlediğinden emin olun. Bu, sizin ve işletmenizin aynı bütçeyle daha fazla seyahat etmenizi sağlayacaktır.

6. Havayollarına sadık olun

Henüz bir havayolunun sık uçan yolcu programına üye değilseniz, ne duruyorsunuz, şimdiden katılın! Bu programlar, iş seyahatinde olanlar için iyi teşvikler sağladıkları için iş seyahati masraflarını azaltmanın harika bir yoludur. Bir havayoluna ne kadar sadık olursanız, o kadar fazla teşvik ve avantaj elde edebilirsiniz.

Qanta, ABD'deki yerel gezginlere öncelikli check-in ve ekstra bagaj sunar; Virgin Australia's, sık uçan yolcularına önceden koltuk seçimi ve vale hizmetleri sunmaktadır. Uluslararası gezginler alabilir Singapur Havayolları Küresel ortaklarından biriyle otel rezervasyonu yaptıklarında kredi puanları kazanırlar ve Cathay Pacific, dünya çapındaki uluslararası havalimanı dinlenme salonlarına ücretsiz erişim sunar.

7. Uçuş satıcıları veya otel zincirleriyle daha iyi kurumsal fiyatlar için yeniden pazarlık yapın

İşletmeniz sık sık aynı varış noktasına seyahat ediyor ve aynı otelleri ve havayollarını tekrar tekrar mı seçiyor? Ya da belki yeni bir pazar açıldı ve şirket iş için sık sık o bölgeye seyahat ediyor.

İlk olarak, düzenli iş seyahati satıcınıza başvurun ve onlara istikrarlı bir iş getirdiğinizi kanıtladığınız gerçeğini göz önünde bulundurarak daha iyi anlaşmalar yapıp yapamayacağınıza bakın. İkinci bölümde, iş seyahati satıcınızla seyahat tahminlerini tartışın ve iş seyahatlerinizin son trendini ve tahminini veren bir müşteri olarak elde kalmak için daha iyi bir anlaşma yapıp yapamayacağınıza bakın.

Bu, şirketinizin dahil olduğu ilk pazar genişlemesi değilse, geçmişte diğer pazarlara yapılan benzer gezilerin büyümesine bir çeşit kavram kanıtı olarak işaret edin. İşletmeniz daha iyi bir anlaşma yapmak için çok küçükse, bölge için daha iyi bir anlaşma yapmış olan bir şirketle çalışmayı deneyin. Bu çözüm, küçük işletmeler ve hatta belirli yerlere sık sık seyahat eden kişiler için uygundur.

8. Alternatifler arayın.

Büyük havaalanlarına iniş yapmak uygundur, ancak bazen bu kolaylık için çok daha fazla ödersiniz. Özellikle son dakika uçuşu olduğunda, küçük ve orta ölçekli bölgesel havalimanlarına uçma fikrini keşfetmek her zaman iyi bir fikirdir. (Ancak, gaz fiyatını ve daha küçük bölgesel havalimanına gidiş geliş ulaşımı hesaba katmak önemlidir). Ayrıca gideceğiniz yere uygunsa trenle seyahat etmeyi de düşünün. Genellikle daha ucuzdurlar ve yolda çok daha fazla iş yapılabilir.

Başka bir eğlenceli gerçek (Biraz ilgisiz): Lufthansa, birinci sınıfta sunulan uçak içi havyar hizmeti için yılda 10 tonun üzerinde havyar satın alarak dünyanın en büyük havyar alıcısıdır.

9. Hesap verebilirliği doğru düzeyde atayın

Çoğu insan, iş seyahati yönetiminin işe yaraması ve nihayetinde daha az pahalı ve abartılı olması için yönetimden daha fazla desteğe ihtiyaç olduğu konusunda hemfikirdir. CEO'ların ve CFO'ların katılımı, bu tür görevlerin politik yapısını etkilemede uzun bir yol kat edebilir ve motivasyon sağlayabilir. Örneğin, bir CEO bir toplantıyı zaman aşımına uğratmak için ekonomi sınıfında uçarsa, diğer çalışanlar için uçmak business class için neredeyse sorumsuz hale gelir.

Daha çok benim örneğimi yaşamak gibi. Ancak deneyimlerden yola çıkarak CEO'ların taahhütleri tek başına yeterli değildir. CEO veya CFO, seyahat departmanının günlük işleyişini yönetmediğinden, bu departmanlarda neler olup bittiğini gerçekten bilemezler.

Daha sonra, bir CEO'nun uçan ekonomisi tarafından sağlanan ivme ile maliyet tasarrufu yapmak sorumlu kişiye bırakılır. Bu nedenle, doğru kişiye hesap verme sorumluluğu veren yönetim çok önemli bir rol oynamaktadır.

10. Şuna odaklanın Nasıl sadece iş seyahati masraflarını azaltmak için değil, ne kadar

Maliyet düşürme programları, üst yönetim genel maliyet düşürmeye (“Ne kadar tasarruf edebiliriz?”) ulaşmaya çalışırken, zaman içinde etkinliklerini kaybetmemekten çok, ancak daha sonra bu parayı nasıl tasarruf edeceğimiz kararını daha düşük rütbeli çalışanlara bırakıyor.

Bir CEO veya CFO, iş seyahati masraflarını azaltmak istiyorsa, seyahat ekiplerinin geri kalanı yankılanırken [bunu en az %20 oranında azaltabilir miyiz bakalım] gibi kelimeleri ve cümleleri bırakarak [ne yapabileceğimizi göreceğiz] yarı yarıya kesmeyecek.

Rakamlardan başka gerçek “nasıl”a odaklanmak, maliyeti düşürmede gerçekten uzun bir yol kat edebilir.

11. Seyahat programınızı düzenleyin

Etkili bir iş seyahati harcama programı için sistematik bir süreç veya yaklaşıma sahip olmak önemlidir. Basitleştirilmiş rezervasyon, onay, masraf ve risk yönetimi süreçleri, seyahat yönetiminin hızını artırır. Sistemleştirme aynı zamanda seyahat yöneticilerinize hangi seyahat politikasının nasıl ve nasıl çalıştığına dair fikir verir. Bu, verilerle desteklenen iyileştirme konusunda bilinçli kararlar vermelerine yardımcı olacaktır.

Ayrıca sistematik bir iş seyahati programı, işletmenizin özen yükümlülüğünü yerine getirmesini ve mali ve hukuki zararlardan korunmak için yeterli risk yönetimi ile çalışmasını sağlayacaktır.

12. Olası maliyetleri tartın.

Tıpkı havayollarında olduğu gibi, karayolu taşımacılığında da küçük şeyler toplanır. Bu yüzden fiyatları önceden karşılaştırmalısınız. daha ucuz mu Araba kiralamak veya bir Uber, Lyft veya hatta bir Taksi? Yapmak otel İnternet bağlantınız var mı ve buna değer mi yoksa mobil bağlantı noktanızı kullanmaktan daha mı iyisiniz?

13. Akıllıca planlayın.

Mümkünse, iş gezinizi her gezginin turist olarak kabul edildiği o güzel yaz ayları dışında herhangi bir zamanda planlayın. Yaz ayları çok sayıda turist çeker ve sonuç olarak, uçak bileti genellikle çatıda, otel fiyatları da bir o kadar yüksektir.

Mart sonu da seyahat etmek için korkunç bir zamandır çünkü herkes bahar tatili için bir yerlere gidiyor. Toplantıyı başka bir zamanda veya konferans araması veya görüntülü arama yoluyla yapabilirseniz, neden olmasın.

14. Seyahat yönetimi teknolojisine yatırım yapın

Şirketler artık Travelport veya Locomote gibi inanılmaz fiyatlarla birinci sınıf hizmetler sunan seyahat yönetimi teknolojilerini kullanıyor.

Seyahat yönetimi platformlarını düşünürken akılda tutulması gereken birkaç şey var. Bunlar, süreçleri basitleştiren, veri toplayan ve politika performansını iyileştiren araçları içerir ve çalışanların seyahat deneyimini zenginleştiren özelliklere sahiptir.

• Seyahat yönetimi platformları kapsamlı ve bütünsel olmalıdır.

• Seyahat yönetim platformları entegre edilmelidir

15. Tüm çalışanlar için adil olan katı ancak makul bir seyahat geri ödeme politikası oluşturun ve uygulayın.

İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği'ne göre, iş seyahati giderleri, olağan, gerekli ve doğru bir şekilde bildirildiğinde işçi için vergiye tabi değildir ve işveren için indirilebilir. Seyahat politikanız, iş seyahati masraflarını çalışanlara açıklamalı ve onlara kuruluşunuzun seyahat geri ödeme politikası hakkında bilgi vermelidir.

Her tür etkinlik ve tüm destinasyonlar için günlük ödenekleri belirtmelidir. Ayrıca, personel arasında kıdeme (yani, iş gezileri sırasında üst düzey personele ve yönetime daha fazla lüks sunma) ve iş seyahati masraflarının bir parçası olarak akşam yemekleri gibi belirli türdeki etkinliklere ev sahipliği yapmak için paraların nasıl uygulanacağına ve onaylanacağına da izin vermelidir. Ayrıca, hangi ikramiye ve lükslerin tazminata uygun olmadığını ve hangilerinin çalışanların sorumluluğunda olduğunu açıkça belirtmelidir.

16. Otomatikleştirilemeyen iş seyahati masrafları için bir seyahat acentesi kullanın.

Bazı durumlarda, örneğin bir personelin özel konaklamaya ihtiyacı varsa veya çok sayıda personel seyahat ediyorsa, belirli işlemleri otomatikleştiremeyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda, her personelden bireysel seyahatlerini planlamasını isteyemezsiniz, bazıları daha iyi fırsatlar elde edebilir ve diğerleri seyahati kendileri planlamış olmalarına rağmen kendilerini dışlanmış hissedeceklerdir. Bu gibi durumlarda, tüm seyahatinizi planlamak için aynı seyahat acentesini kullanabilirsiniz. Yapmanız gereken tek şey seyahat politikanızı acente ile paylaşmak ve tercih ettiğiniz uçuşlar, oteller vb. gibi sağladığınız yönergeleri kullanarak seyahati planlamasını sağlamaktır.

Bu şekilde, seyahat politikanızdan ödün vermeden veya herhangi biri aldatılmış hissetmeden tüm çalışanlarınıza ihtiyaç duydukları seyahat hizmetlerini alabilirler. Burada atlanticrid'de yaptığımız şey, tüm seyahati planlamak ve şirkete doğrudan ödeme yapması için bir bağlantı göndermek, böylece şirket adının uçuşların ve konaklamaların alıcısı ve ödeyen kişi olarak kalmasıdır.

17. İş seyahati masraflarının geri ödenmesi sürecini otomatikleştirin.

Seyahat süreçleri sadece ulaşım, konaklama ve masrafları kapsamamaktadır. Ayrıca, personel veya çalışanların iş seyahat masraflarını geri ödemek için yönetim veya idare tarafından yapılan zaman ve işi de içerir. İş seyahatinde olan personelinizin makbuzları uzaktan yüklemesine olanak tanıyan bir iş akışı otomasyon aracının kullanılması yararlı olabilir, böylece seyahatten döndüklerinde geri döndüklerinde geri ödeme alabilmeleri için hemen işlenebilirler. Bu, muhasebe şeffaflığı açısından ek faydalar sağlar ve bu da çalışanların seyahat sırasında maruz kaldıkları masrafları veya şirketin kendi politikalarının kapsamı dışındaki harcamaları ödemek zorunda kalma şanslarını azaltır.

18. İndirim ve ödül programlarını kullanın.

Çoğu hava yolu şirketi, otel zinciri ve araç kiralama şirketi, hizmetlerini sıklıkla kullanan şirketler için indirim ve ödül programları sunar. Şirketinizin bonus milleri, indirimler ve diğer özel teklifler gibi bu bonusları kaydettirdiğinden ve takip ettiğinden emin olun ve bunları mümkün olduğunda iş seyahati masraflarını azaltmak için kullanın.

Zaman zaman, biz atlantik kati Facebook post özel teklifler web sitemizin kenar çubuğundaki havayollarından (ayrıca özel bir teklif sayfamız var) ve ara sıra abonelere özel teklifleri e-posta ile gönderir. değilseniz, bu teklifler sizin için yararlı olmayabilir. seyahat ancak şanslı olabilirsiniz ve seyahatiniz sırasında mevcut olan bir teklif görürsünüz.

Bu nedenle, siz veya şirketiniz bir iş gezisi planlıyorsanız, orada sizin ve şirketiniz için bir şeyler olup olmadığını görmek için özel teklif sayfamıza bakmanız yardımcı olabilir ve size hiçbir maliyeti olmaz. Denemekten gerçekten zarar gelmez.

19. Çalışanları dizüstü bilgisayarlarında ve telefonlarında iş uygulamalarını kullanmaya teşvik edin.

Birçok otel zinciri, bilgisayarlar, faks makineleri, yazıcılar ve daha fazlası gibi ofis ekipmanları sunar. Günümüzün bulut tabanlı üretkenlik ve işbirliği araçlarıyla, çalışanların, sonunda ödemeniz gereken otel tarafından sağlanan olanakları kullanarak yazdırmak yerine, bulut hesaplarında belgelere sahip olmaları ve telefonları aracılığıyla başkalarıyla paylaşmaları daha kolaydır. Çalışanlar otel odalarında Wi-Fi için hala ödeme yapmak zorundayken, otel tarafından sağlanan ofis olanağını kullanmamak uzun vadede size büyük tasarruf sağlayabilir.

20. Seyahat yönetimine aktif olarak katılın

CFO'ların yalnızca %27'si seyahat yöneticileriyle gerçekten etkileşime girdiklerini bildiriyor. Seyahat politikası iyileştirmeleri yapmak için şirketlerin üst yönetim ile şirketin seyahat programını yöneten kişiler arasında güçlü bir işbirliğine ihtiyacı vardır. Bu nedenle, yönetim, politikanın etkinliğinin bir analizi veya politika oluşturma yoluyla veya seyahat eden veya bir iş gezisinden dönen şirket personelinden ilk elden geri bildirim toplayarak seyahat programına aktif olarak katılmalıdır.

Buradaki nokta, iş seyahati giderlerini azaltma konusunda ciddiyse, yönetimin seyahat yönetiminin aktif bir parçası olmanın bir yolunu bulması gerektiğidir.

21. Yeni nesil iş seyahatinde olanlara dikkat edin

Y kuşağı gezginleri 50 yılına kadar tüm iş seyahati harcamalarının yaklaşık %2020'sini oluşturacak (bu rakamın parasal değer olarak 1.6 trilyon ABD dolarına dönüşmesi bekleniyor). Yönetim, seyahat maliyetlerini azaltmak ve güçlü yönlerinden yararlanmak için bu genç gezginlerin farklı tercihleriyle yüzleşmek zorundadır. Örneğin, Millennial iş seyahatinde olan bir Hipmunk araştırması, iş seyahatlerine boş günleri dahil etme olasılıklarının daha yüksek olduğunu, ancak işi halletmek için ekstra yol kat etme olasılıklarının da daha yüksek olduğunu buldu.

Yönetim, turizm yöneticileriyle işbirliği içinde, iş için seyahat eden binlerce kişinin alışkanlıklarını ve tercihlerini keşfetmeli ve bunları şirketin stratejik seyahat politikasına dahil etmelidir.

22. Seyahat Politikanıza Dokunmayın

İş seyahati politikasının ancak zamanla daha iyi hale geldiği sıklıkla söylenir. Yeni seyahat rezervasyonu yöntemleri, yeni bağlantı yolları ve yurtdışında iş yapmanın yeni yollarını sunan yeni teknolojilerin ortaya çıkmasıyla birlikte, yönetim iş seyahati politikalarının pazar değişikliklerine ayak uydurmasını ve bununla birlikte gelen maliyet tasarruflarından yararlanmasını sağlamalıdır.

Bu politika değişikliği verilerle tutarlı olmalıdır ve bu nedenle doğru verilere sahip olmak ve bunları saklamak için tüm iş seyahatlerini analiz etmek ve raporlamak çok önemlidir.

23. Seyahat politikanızın şeffaf olduğundan emin olun

Giderleri ve geri ödemeyi verimli bir şekilde belirleyen açık ve şeffaf bir seyahat politikasına sahip olun. Bu kulağa basit ve basit gelebilir, ancak çok önemlidir ve genellikle göründüğünden daha zordur. GTBA'dan yapılan yeni bir araştırma, iş amaçlı seyahat edenlerin %79'unun, iş seyahati kararlarında en çok şirket seyahat politikalarının etkisi olduğunu düşünmesine rağmen, gezginlerin uygun kanallardan uçuş rezervasyonu yaptıkları zaman arasında hala büyük bir fark olduğunu (%63) ortaya koyuyor. ve işverenleri ne zaman düşünmek poliçede rezervasyon yapıyorlar (%90).

24. Yönetim süreci ve makbuzların düzenli denetimlerini gerçekleştirin

Hiç kimse mükemmel değildir, sen bile; bu yüzden IRS denetimleri icat etti. Bu örneği takip edin ve Dolandırıcılık üçgenini (ihtiyaçlar, fırsatlar, faaliyetleri rasyonalize etme yeteneği) dikkate alarak çalışan maliyet beyanlarınızı düzenli olarak denetleyin. Bir adım daha atın ve periyodik, düzenli, habersiz denetimler yapın. Bu şekilde, personelinizi ne zaman denetleyeceğiniz belli olmaz ve bu nedenle, izlerini gizlemek isteyenler için çalmayı daha tehlikeli hale getirir.

25. Hızlı ödeme sizi hızlı bir arkadaş yapar.

Çalışanlarınıza hızlı bir şekilde geri ödeme yapın. Onları paralarını bekletmeyin. Çalışanlarınızın gider raporlarını bir an önce teslim etmesini istediğiniz gibi onlar da gider raporlarını görmek isterler. banka hesabı hemen gülümseyerek.

Bu aynı zamanda işçiler için moral geliştirmeye yardımcı olur.

26. Gezginlerin çabalarını takdir edin

Herkes tanınma istiyor. Para ödülleri sunamıyorsanız, bunun yerine onları tanıdığınızdan ve sıkı çalışmalarını övdüğünüzden emin olun. Bir toplantı sırasında bir e-posta veya hatta halka açık bir övgü biçimini alabilir. Zoru kabul etmenin size hiçbir maliyeti yoktur, ancak yatırım getirisi üretkenlik, sadakat ve uzun ömür açısından muazzamdır. Sadece övgülerin gerçek olduğundan emin ol.

27. Seyahat rehberleriyle işbirliği yapın

Finans yöneticisinin CFO'ları ile işbirliği, iş seyahati politikasını iyileştirmede önemli bir faktördür. Ancak CFO'ların yalnızca %27'si seyahat acenteleriyle ilişkilerinin etkili olduğuna inanıyor.

Finans yöneticilerinin seyahat politikasına bağlılıklarını göstermeleri gibi, olumlu ve bilgi odaklı değişiklikler yapmak için seyahat yöneticileriyle çalışmaya istekli olduklarını da göstermelidirler. Bu, periyodik toplantılar ve etkin seyahat yönetimi teknolojisine sahip olmalarını sağlayarak başarılabilir.

Sonuç

CFO'lar ve CPO'lar, gelir getiren gezilerin rastgele olaylar olmadığını bilir. “Seyahat rezervasyonu yap ve ondan para kazan” diye bir yasa yok. Akıllı seyahat maliyeti yönetiminin yanı sıra etkili stratejik uygulama gerçekleştiğinde büyüme gerçekleşir. Seyahatin karlı işlemlere nerede katkıda bulunduğunu anlamak, seyahat bütçenizi akıllıca kullanmanıza ve işinizi büyütmenize yardımcı olacaktır.

Ancak buna rağmen, seyahati azaltmaya karar verirseniz, o zaman hiç para kazanamayabilirsiniz. Günün sonunda, önemli olan tek şey doğru planlamadır.