Suggerimenti per la scrittura commerciale

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Scritto da Godfrey

 

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Ci sono alcuni semplici standard da considerare indipendentemente dallo stile di scrittura commerciale che scrivi. Ricorda che il tuo scopo è comunicare un'idea, quindi usa un linguaggio chiaro e semplice. Quando scrivi per affari, usa un linguaggio semplice per stabilire un rapporto.

Il linguaggio composto potrebbe apparire soffocato e difficile da comprendere. Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando scrivi per la tua azienda. Utilizzali per migliorare la tua attività di scrittura. Usali anche per migliorare le tue capacità comunicative complessive.

Migliora le tue capacità di scrittura aziendale.

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Migliorare la scrittura commerciale non deve essere un compito difficile. Ci sono alcuni semplici passaggi che puoi intraprendere per rendere più leggibili lettere, e-mail, promemoria o rapporti relativi al lavoro. Per molte persone, la scrittura commerciale rappresenta dal 20 al 50 percento del loro lavoro (più in alto sali, più ne dovrai fare).

In effetti, è visto come un criterio di prestazione in molte occupazioni e la tua capacità di esibirti con successo avrà un impatto significativo sul fatto che tu venga promosso o meno. Quindi ecco delle semplici strategie per aiutarti a migliorare le tue capacità di scrittura aziendale.

Usa un tono di voce gentile.

Migliorare la scrittura commerciale implica la creazione di un documento come se lo stessi parlando. Un errore diffuso tra saggio di scrittura servizi e gli studenti di scrittura sono che la scrittura aziendale deve essere noiosa, pomposa, energica e fiorita. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità.

Dall'altra parte dello spettro, alcune persone lo sentono quando dico la scrittura dovrebbe essere colloquiale, intendo l'uso di "chatroom vernacolare" o slang, che non è nemmeno accettabile. Scrivere in un tono colloquiale implica essere professionale. Supponi di essere nell'ufficio della persona, a parlare con lui o lei. Non parleresti in slang, vero? Eviterai anche di usare una terminologia formale soffocante.

occhiali con montatura nera e penna nera

Tieni d'occhio i lead-in prolungati.

Evitare i lead-in estesi nel tuo testo è un modo per migliorare la tua attività di scrittura. Questo è ciò che io chiamo il ballo "ramble". È qui che lo scrittore si dilunga invece di arrivare subito all'argomento. La maggior parte della scrittura commerciale è di routine, informativa e "prevista". Cioè, indica subito l'obiettivo principale e il focus del documento.

Ecco alcune lunghe introduzioni:

  • Ti scrivo per informarti di (che cos'è? Perché non iniziare con la notizia?)
  • Ti mando questo avviso per informartelo
  • Questo per avvisarti

Rimuovere le ridondanze.

Quando rivedi il tuo testo, cerca la ridondanza o la ripetizione. Ecco un paio di questi esempi:

Le avvertenze vengono spesso emesse in anticipo, quindi tralasciare l'"anticipo".

Assemblare insieme: assemblaggio normalmente significa mettere insieme qualcosa, quindi lascia fuori il "insieme".

Piano.

Prima di iniziare, fai un piano per la tua scrittura commerciale completa. Un documento aziendale ben organizzato sarà meno difficile da scrivere. Ricorda di tenere a mente il tuo messaggio. Se è fonte di confusione, i lettori perderanno interesse. Se il tuo pubblico ha difficoltà a comprendere ciò che stai cercando di dire, è tempo di scrivere di più. Se non pianifichi in anticipo, è più probabile che ti ritrovi nel bel mezzo del tennis via e-mail.

Ricorda le differenze.

Una delle idee più cruciali per scrivere affari è capire che molto probabilmente il tuo pubblico sarà diverso. Le persone nate in un'altra cultura possono parlare correntemente l'inglese, ma potrebbero non avere le stesse capacità di scrittura e lettura e hanno bisogno di aiuto nella scrittura dei corsi per il loro lavoro.

Per colmare questa lacuna, i principi e le linee guida di scrittura aziendale possono aiutarti a scrivere per una vasta gamma di culture, livelli di istruzione e background linguistici. I principi seguenti ti aiuteranno a comunicare con maggiore successo in un ambiente di lavoro multiculturale, sia che tu stia scrivendo per la tua azienda o per una base di clienti multinazionale.

persona che tiene matita vicino al computer portatile

Formato

In qualsiasi azienda, una corretta formattazione dei documenti è fondamentale. Le e-mail, ad esempio, dovrebbero includere intestazioni per assistere gli utenti nella scansione del testo alla ricerca di informazioni pertinenti. Gli elenchi puntati o numerati sono utili anche per la scansione dei materiali e i paragrafi rientrati indicano dove i lettori dovrebbero fermarsi. Ricorda che l'obiettivo della scrittura commerciale è quello di fornire idee in modo efficiente piuttosto che stupire il lettore con una terminologia estesa. Le parole brevi e semplici sono preferibili a quelle lunghe e complicate.

Evita il gergo.

Sebbene il gergo possa essere necessario in alcune pubblicazioni, non è utile per i lettori non esperti. Il gergo è spesso impiegato quando lo scrittore non vuole esprimere nulla. Usa un linguaggio di base che i tuoi lettori possano capire. Inoltre, evita di scrivere sulla cultura e sul gergo del tuo settore. Ricorda che stai scrivendo per un vasto pubblico.

comunicare con più successo in un ambiente di lavoro multiculturale, sia che tu stia scrivendo per la tua azienda o per una clientela multinazionale.


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