27 Cara Mudah Mengurangi Biaya Perjalanan Bisnis di Tahun 2022

Foto penulis
Ditulis oleh Godfrey

 

Konten Halaman

Menyebarkan cinta

Dengan karyawan lebih dari pengeluaran akuntansi untuk over sepertiga dari biaya perjalanan bisnis dan 15% dari semua penipuan perusahaan yang berasal dari klaim pengeluaran yang dipalsukan dan palsu, kontrol T & E yang lebih ketat telah menjadi prioritas bagi banyak eksekutif keuangan senior yang ingin menjaga biaya melakukan bisnis seminimal mungkin.

Sebuah jajak pendapat yang dilakukan oleh CFO menemukan bahwa 69% responden setuju bahwa bisnis mereka dapat memperoleh manfaat dari kontrol yang lebih besar atas biaya perjalanan bisnis. Lain studi oleh JP Morgan menemukan bahwa biaya perjalanan bisnis berada di urutan kedua setelah pembayaran gaji sebagai biaya operasional terbesar untuk sebagian besar bisnis.

iklan

Lebih 1.2 triliun dolar akan dihabiskan secara global untuk perjalanan bisnis tahun ini sendiri. Itu kira-kira setara dengan PDB Australia. Apakah itu terlalu banyak? Tentu saja, dan ratusan miliar lebih.

Pada dasarnya, industri perjalanan bisnis menghabiskan lebih dari satu triliun dolar uang orang lain karena seringkali, orang yang membayar perjalanan ini bukanlah orang yang melakukan perjalanan tersebut. Setiap kali pembelian dilakukan dan orang yang melakukan pembelian bukanlah pembayar, maka pasti ada pengeluaran yang tidak perlu, tidak peduli seberapa kecilnya.

Mengurangi biaya perjalanan bisnis

Jangan salah, itu bukan karena karyawan berusaha menghabiskan banyak untuk perjalanan bisnis, hanya saja mereka tidak punya alasan untuk tidak melakukannya. Jika seseorang tetap diganti, mereka tidak mungkin keluar dari jalan mereka untuk menghemat uang.

Bahkan ketika karyawan mematuhi kebijakan perjalanan perusahaan, mereka cenderung membelanjakan uang ke batas maksimum yang diizinkan daripada bagian bawah dari batas itu. Itu hanya sifat manusia. Tidak ada yang rela terbang dengan kelas ekonomi ketika kelas bisnis ada di atas meja.

Peluang penghematan kecil ini mungkin tampak tidak signifikan, “menghemat $100 untuk tiket penerbangan $2000”; tetapi mereka akhirnya bertambah pada akhir kuartal atau tahun. Kentang kecil!

Tidak diragukan lagi, penyalahgunaan biaya perjalanan bisnis adalah masalah besar, tetapi pertanyaan yang lebih baik adalah: apakah ada solusi?

Wortel, Tongkat, dan Mengurangi Biaya Perjalanan bisnis

Secara tradisional, perusahaan memiliki dua pilihan ketika berhadapan dengan biaya perjalanan bisnis yang tinggi. Mereka juga menerima pengeluaran karyawan sebagai biaya melakukan bisnis atau mereka dapat mencoba mengurangi biaya perjalanan bisnis dengan kebijakan perusahaan seperti batas pengeluaran yang ketat dan hal-hal seperti itu. Opsi pertama mengakibatkan kerugian, sedangkan opsi kedua meningkatkan ketidakpuasan karyawan dan peningkatan pergantian karyawan. Sejujurnya, orang tidak yakin mana yang lebih buruk atau lebih mahal baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Namun, ada paradigma baru dalam manajemen perjalanan perusahaan, idenya condong ke wortel dan tidak kaku. Jadi, alih-alih menghukum karyawan yang menghabiskan lebih banyak uang selama perjalanan bisnis mereka, banyak perusahaan sekarang memilih untuk memberi penghargaan kepada mereka yang tidak.

Kartu kredit

Lagi pula, saya yakin kita semua bisa sepakat bahwa pemotongan biaya tanpa mengganggu karyawan sangat menarik dan juga hampir tidak realistis.

Jadi bagaimana cara kerjanya? Untuk mempengaruhi pengambilan keputusan yang lebih baik (memutuskan untuk menghemat atau menggunakan moda transportasi yang lebih murah bahkan ketika yang lebih mahal ada di meja), beberapa perusahaan telah mulai menggunakan poin, tanda, dan jenis pengakuan lainnya untuk memberi penghargaan kepada karyawan. Hal ini secara teori dapat memotivasi karyawan terutama mereka yang melihat penghargaan ini dari gratifikasi yang tertunda sudut pandang untuk membuat keputusan yang lebih murah, seperti: memesan penerbangan atau hotel yang terjangkau.

Tetapi teori ini telah menyusul realitas kodrat manusia. Pelancong bisnis bukanlah apa-apa jika bukan manusia. Mereka bertindak untuk kepentingan diri mereka sendiri dan untuk kenyamanan dan kemudahan mereka sendiri. Gratifikasi instan adalah pengaturan default untuk kebanyakan orang dan ketika Anda tidak memberi mereka alasan yang lebih nyata untuk keluar dari jalan mereka untuk menyelamatkan dari beberapa "poin di atas kertas", mereka hanya akan menyebut gertakan Anda.

Biaya perjalanan bisnis: Berapa Banyak yang Dibelanjakan Karyawan Untuk Perjalanan Bisnis?

Fakta Singkat: Menurut Laporan Daya Saing Perjalanan dan Pariwisata Forum Ekonomi Dunia 2015, Austria berada di peringkat 10th sebagai negara termahal bagi pengunjung internasional. 

Tergantung di mana mereka bepergian, kota-kota seperti San Francisco biaya sekitar $ 550 sehari  sementara biaya London sekitar $500 per hari (hanya untuk makanan, akomodasi, dan transportasi), usaha kecil dan menengah perlu memastikan bahwa uang digunakan dengan bijak dan bahwa laba atas investasi sepadan.

Solusi Dan Ruch? Beri karyawan alasan untuk menguranginya melalui insentif finansial. Platform Rocketrip-nya menghasilkan anggaran perjalanan yang dipersonalisasi dan memungkinkan karyawan untuk menyimpan setengah dari uang yang dihemat dalam perjalanan.

Insentif keuangan mungkin berhasil dalam mendorong kepatuhan, tetapi perusahaan masih menanggung biaya, hanya di sisi lain. Pada akhirnya, membayar karyawan untuk mengurangi biaya perjalanan bisnis mereka hampir sama kontraproduktifnya dengan memberi mereka ruang untuk menghabiskan sebanyak yang mereka inginkan.

Ke mana pengeluarannya?

biaya perjalanan bisnis. Ke mana uang itu pergi?

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

iklan

Menurut perkiraan BCD Travel 2019, di sinilah uang akan pergi ke:

Penerbangan

Harga penerbangan regional kelas bisnis dan ekonomi diperkirakan akan meningkat sebesar 1% dan secara umum, harga rata-rata tiket penerbangan akan meningkat baik untuk penerbangan regional maupun internasional.

Hotel

Harga hotel akan meningkat sebesar 1-3% tahun ini.

Penyewaan mobil

Kenaikan harga 2 -4% diharapkan tahun ini 2019 untuk menyewa mobil

Jadi bagaimana CFO dapat mengurangi bisnis? biaya perjalanan tanpa membayar karyawan untuk melakukannya atau kencing kemudian pergi? Di bawah ini beberapa cara CFO dapat mengurangi biaya perjalanan bisnis.

iklan

Bagaimana CFO dapat mengurangi biaya perjalanan bisnis tanpa merugikan laba

1. Tetapkan kebijakan perjalanan bisnis

iklan

Meskipun perusahaan kecil biasanya tidak memiliki kebijakan perjalanan resmi, tetapi mereka bisa dan perusahaan besar seharusnya. Bagaimanapun, perusahaan perlu mengklarifikasi prosedur yang mengontrol anggaran perjalanan. Selain memesan lebih awal dan menggunakan penawaran frequent flyer, sangat penting untuk memberikan panduan perjalanan yang jelas dan tepat kepada karyawan.

Jadilah spesifik tentang hal-hal seperti biaya makan, pengeluaran klien, penyedia layanan perjalanan pilihan, penyedia akomodasi pilihan dan sebagainya. Aturan yang jelas menyelamatkan stres Anda dan hampir membuat segala sesuatunya menjadi hitam dan putih sehingga karyawan Anda dapat merencanakan biaya perjalanan bisnis mereka sehubungan dengan kebijakan perusahaan tanpa bertanya-tanya mana yang akan membuat mereka dalam masalah atau ketika mereka hanya berpura-pura bodoh.

2. Manfaatkan kekuatan rapat virtual untuk melayani klien

Tidak diragukan lagi, pertemuan tatap muka memiliki dampak yang lebih besar dalam hal membangun hubungan. Umumnya, kontak orang pertama meningkatkan hubungan baik, menunjukkan komitmen yang lebih besar, dan memungkinkan lebih banyak hubungan emosional. Meskipun ini benar, dan Anda mungkin tidak dapat mencapai kesepakatan satu juta dolar melalui Skype atau Google Hangouts, ada pertemuan bisnis lain yang dapat dilakukan melalui Skype atau jaringan konferensi video lainnya.

Telah terbukti berulang kali bahwa transaksi dan pertemuan tertentu dapat dilakukan secara efektif melalui panggilan konferensi, dan terlebih lagi, ini adalah alat yang sangat terjangkau. Alat yang bila digunakan dengan baik, dapat membantu perusahaan tetap berhubungan dengan pelanggan, memecahkan masalah, dan bahkan membuat kesepakatan baru.

Fakta Menyenangkan: Pada tahun 2001, American Airlines menghemat $40,000 per tahun dengan mengambil SATU buah zaitun dari setiap salad yang mereka sajikan.

cortrav

3. Perhatikan biaya tambahan.

Terlepas dari apa yang tampak seperti, terbang tidak menjadi lebih mahal dalam beberapa tahun terakhir. Faktanya, Concur mengatakan rata-rata biaya tiket penerbangan tahun 2015 adalah 5 dolar lebih rendah dari pada tahun 2011. Tetapi biaya tambahan seperti peningkatan kursi, biaya bagasi, makanan penerbangan, kemampuan untuk membatalkan tiket, dan sebagainya telah membantu maskapai penerbangan menghasilkan lebih banyak uang. uang dari musafir.

Menurut Setuju; pada tahun 2014, rata-rata penumpang menghabiskan tambahan $ 17.43 daripada yang mereka habiskan pada tahun 2013; lompatan 8.5 persen dan maskapai penerbangan terus-menerus menjadi lebih inventif dengan biaya ini. Beberapa sekarang memiliki biaya untuk kursi pilihan dengan ruang kaki lebih banyak.

4. Gunakan alat otomatisasi alur kerja untuk mengotomatiskan proses pemesanan.

Penerbangan dan reservasi hotel bisa memakan waktu dan sulit, terutama jika Anda perlu mengatur biaya. Daripada mengharuskan karyawan atau HR untuk melakukan pemesanan, Anda dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan otomatisasi. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur parameter yang telah ditentukan sesuai dengan kebijakan perjalanan Anda, seperti biaya maksimum di antara hal-hal lain.

Anda juga dapat menentukan hal-hal seperti maskapai penerbangan dan hotel pilihan. Atau Anda dapat menggunakan perusahaan kecil seperti atlanticride untuk melakukan otomatisasi ini. Tetapi dengan atlanticride, itu bukan lagi mesin di belakang kemudi tetapi seseorang yang dapat lebih memahami situasi dengan hanya $10.

iklan

 Pada saat yang sama, ini memastikan bahwa semua pesanan diproses tepat waktu dan semua transaksi dicatat secara akurat. Ini menghilangkan risiko kesalahan, ketidakakuratan, dan ketidakteraturan yang menyebabkan masalah yang dapat memakan biaya dan waktu dalam jangka panjang. Akhirnya, karyawan dapat dengan bebas fokus pada pekerjaan mereka sehingga mereka tetap produktif selama mereka bisa dan menghabiskan waktu yang tepat untuk menyiapkan bahan untuk melakukan kesepakatan atau bisnis apa pun yang diharapkan mereka lakukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

5. Rencanakan sebelumnya — pastikan untuk memesan penerbangan dan akomodasi sedini mungkin

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

iklan

Kami memahami bahwa terkadang perjalanan darurat adalah bagian dari norma. Namun, kami menyarankan agar perusahaan memulai proses pemesanan segera setelah perjalanan dikonfirmasi untuk dilakukan. Ini juga memberi waktu bagi perusahaan untuk memastikan semuanya ada di tempat lain. Ini juga lebih menguntungkan karena pemesanan lebih awal dapat menghemat banyak uang. Hindari pemesanan menit terakhir sebanyak mungkin, dan pastikan karyawan Anda mengikuti pendekatan yang sama. Ini akan memungkinkan Anda dan bisnis Anda untuk bepergian lebih banyak dengan anggaran yang sama.

6. Setia pada maskapai

Jika Anda belum menjadi anggota program frequent flyer sebuah maskapai penerbangan, tunggu apa lagi, bergabunglah dengannya! Program ini adalah cara yang bagus untuk mengurangi biaya perjalanan bisnis karena memberikan insentif yang baik untuk pelancong bisnis. Semakin setia Anda pada sebuah maskapai penerbangan, semakin banyak insentif dan keuntungan yang bisa Anda dapatkan.

Qanta menawarkan prioritas check-in dan bagasi ekstra untuk wisatawan lokal di AS; Virgin Australia menawarkan pemilihan kursi di muka dan layanan valet untuk frequent flyer mereka. Wisatawan internasional bisa mendapatkan Singapore Airlines poin kredit ketika mereka memesan hotel dengan salah satu mitra global mereka dan Cathay Pacific menawarkan akses gratis ke ruang tunggu bandara internasional di seluruh dunia.

7. Negosiasi ulang untuk tarif perusahaan yang lebih baik dengan vendor penerbangan atau jaringan hotel

Apakah bisnis Anda sering bepergian ke tujuan yang sama dan memilih hotel dan maskapai yang sama berulang kali? Atau mungkin pasar baru telah terbuka dan perusahaan sering bepergian ke wilayah itu untuk bisnis.

iklan

Untuk contoh pertama, dekati vendor perjalanan bisnis reguler Anda dan lihat apakah Anda dapat menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan fakta bahwa Anda telah terbukti membawa bisnis yang stabil kepada mereka. Di bagian terakhir, diskusikan prakiraan perjalanan dengan vendor perjalanan bisnis Anda dan lihat apakah Anda dapat mencapai kesepakatan yang lebih baik untuk dipertahankan sebagai pelanggan dengan memberikan tren dan prakiraan terkini perjalanan bisnis Anda.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

Jika ini bukan ekspansi pasar pertama yang melibatkan perusahaan Anda, tunjukkan pertumbuhan perjalanan serupa ke pasar lain di masa lalu sebagai semacam bukti konsep. Jika bisnis Anda terlalu kecil untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik, cobalah bekerja dengan perusahaan yang telah menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik untuk wilayah tersebut. Solusi ini cocok untuk usaha kecil bahkan untuk orang yang sering bepergian ke tujuan tertentu.

8. Mencari alternatif.

Mendarat di bandara utama memang nyaman, tetapi terkadang Anda membayar lebih banyak untuk kenyamanan ini. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk mengeksplorasi ide terbang ke bandara regional berukuran kecil dan menengah, terutama jika itu adalah penerbangan menit terakhir. (Namun, penting untuk memperhitungkan harga gas dan transportasi ke dan dari bandara regional yang lebih kecil). Pertimbangkan juga bepergian dengan kereta api jika tersedia ke tujuan Anda. Seringkali mereka lebih murah dan lebih banyak pekerjaan dapat dilakukan di jalan.

Fakta menyenangkan lainnya (Agak tidak berhubungan): Lufthansa adalah pembeli kaviar terbesar di dunia, membeli lebih dari 10 ton per tahun untuk layanan kaviar dalam penerbangan mereka yang tersedia di kelas satu.

9. Tetapkan akuntabilitas pada tingkat yang tepat

Kebanyakan orang akan setuju bahwa lebih banyak dukungan diperlukan dari manajemen bentuk untuk membuat manajemen perjalanan bisnis bekerja dan pada akhirnya lebih murah dan boros. Keterlibatan CEO dan CFO dapat mempengaruhi sifat politik dari tugas-tugas semacam ini dan dapat memberikan motivasi. Misalnya, jika seorang CEO menerbangkan kelas ekonomi untuk mengambil rapat di luar waktu, hampir menjadi tidak bertanggung jawab bagi karyawan lain untuk terbang di kelas bisnis.

Ini lebih seperti menjalani contoh saya. Namun, dari pengalaman, komitmen CEO saja tidak cukup. Karena CEO atau CFO tidak menangani operasi sehari-hari dari departemen perjalanan, mereka tidak akan benar-benar tahu apa yang terjadi di departemen tersebut.

iklan

Itu kemudian diserahkan kepada siapa pun yang bertanggung jawab untuk menghemat biaya pada momentum yang diberikan oleh ekonomi terbang CEO. Oleh karena itu, manajemen menugaskan akuntabilitas kepada orang yang tepat memainkan peran penting.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

10. Fokus pada bagaimana untuk memotong biaya perjalanan bisnis, bukan hanya berapa

Program pengurangan biaya lebih sering kehilangan efektivitasnya dari waktu ke waktu karena manajemen puncak mencoba mencapai pengurangan biaya keseluruhan ("Berapa banyak yang dapat kita hemat?"), tetapi kemudian menyerahkan keputusan tentang bagaimana menghemat uang itu kepada karyawan berpangkat rendah.

Jika CEO atau CFO ingin mengurangi biaya perjalanan bisnis, hilangkan kata-kata dan frasa seperti [mari kita lihat apakah kita dapat menurunkannya setidaknya 20%] sementara tim perjalanan lainnya menggemakan [kita lihat apa yang bisa kita lakukan] tidak akan memotong separuh waktu.

Berfokus pada "bagaimana" sebenarnya selain angka benar-benar dapat mengurangi biaya.

11. Atur program perjalanan Anda

Memiliki proses atau pendekatan yang sistematis penting untuk program biaya perjalanan bisnis yang efektif. Proses pemesanan, persetujuan, pengeluaran, dan manajemen risiko yang disederhanakan meningkatkan kecepatan manajemen perjalanan. Sistematisasi juga memberikan wawasan kepada manajer perjalanan Anda tentang cara dan kebijakan perjalanan mana yang berfungsi. Ini akan membantu mereka membuat keputusan berdasarkan informasi tentang peningkatan yang didukung dengan data.

iklan

Selain itu, program perjalanan bisnis yang sistematis akan memastikan bahwa bisnis Anda memenuhi kewajiban kewajiban perawatan dan beroperasi dengan manajemen risiko yang memadai untuk melindungi diri dari kerugian finansial dan hukum.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

12. Timbang biaya tak terduga.

Sama seperti di maskapai penerbangan, hal-hal kecil juga bertambah di transportasi darat. Itu sebabnya Anda harus membandingkan harga terlebih dahulu. Apakah lebih murah? untuk menyewa mobil atau naik Uber, Lyft atau bahkan a Taksi? Melakukan Hotel memiliki koneksi Internet dan apakah harganya sepadan atau Anda lebih baik menggunakan hotspot seluler?

13. Jadwalkan dengan bijak.

Jika memungkinkan, jadwalkan perjalanan bisnis Anda kapan saja selain bulan-bulan musim panas yang indah ketika setiap pelancong dianggap sebagai turis. Bulan-bulan musim panas menarik banyak turis dan sebagai hasilnya, tiket pesawat biasanya dari atap, harga hotel juga sama tingginya.

Akhir Maret juga merupakan waktu yang mengerikan untuk bepergian karena semua orang pergi ke suatu tempat untuk liburan musim semi. Jika Anda dapat mengadakan rapat kapan saja atau melalui panggilan konferensi atau panggilan video, mengapa tidak.

14. Berinvestasi dalam teknologi manajemen perjalanan

Perusahaan sekarang menggunakan teknologi manajemen perjalanan seperti Travelport atau Locomote yang menawarkan layanan premium dengan harga yang luar biasa.

iklan

Saat mempertimbangkan platform manajemen perjalanan, ada beberapa hal yang perlu diingat. Ini termasuk alat yang menyederhanakan proses, mengumpulkan data, dan meningkatkan kinerja kebijakan, dan memiliki fitur yang memperkaya pengalaman perjalanan karyawan

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

  • Platform manajemen perjalanan harus komprehensif dan holistik.
  • Platform manajemen perjalanan harus terintegrasi

15. Menetapkan dan menegakkan kebijakan penggantian biaya perjalanan yang ketat namun masuk akal yang adil bagi semua karyawan.

Menurut Society for Human Resource Management, biaya perjalanan bisnis tidak dikenakan pajak bagi pekerja dan dapat dikurangkan untuk pemberi kerja jika biaya tersebut biasa, perlu, dan dilaporkan secara akurat. Kebijakan perjalanan Anda harus menjelaskan biaya perjalanan bisnis kepada karyawan dan memberi mereka informasi tentang kebijakan penggantian biaya perjalanan organisasi Anda.

Ini harus menentukan tunjangan harian untuk semua jenis acara dan untuk semua tujuan. Ini juga harus memungkinkan senioritas di antara staf (yaitu, menawarkan lebih banyak kemewahan kepada staf senior dan manajemen selama perjalanan bisnis) dan bagaimana menerapkan dan menyetujui uang untuk menyelenggarakan jenis acara tertentu seperti makan malam sebagai bagian dari biaya perjalanan bisnis. Ini juga harus dengan jelas menunjukkan bonus dan kemewahan mana yang tidak memenuhi syarat untuk kompensasi dan mana yang menjadi tanggung jawab karyawan.

16. Gunakan satu agen perjalanan untuk biaya perjalanan bisnis yang tidak dapat diotomatisasi.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin tidak dapat mengotomatiskan proses tertentu, misalnya jika seorang staf membutuhkan akomodasi khusus atau jika sejumlah besar staf Anda sedang bepergian. Dalam kasus seperti itu, Anda tidak dapat meminta setiap staf untuk merencanakan perjalanan masing-masing, beberapa mungkin mendapatkan penawaran yang lebih baik dan yang lain akan merasa ditinggalkan meskipun mereka memang merencanakan perjalanan itu sendiri. Dalam situasi seperti ini, Anda dapat menggunakan agen perjalanan yang sama untuk merencanakan seluruh perjalanan. Yang harus Anda lakukan adalah membagikan kebijakan perjalanan Anda dengan agen dan meminta mereka merencanakan perjalanan menggunakan pedoman yang telah Anda berikan seperti penerbangan pilihan, hotel, dan sebagainya.

Dengan cara ini, mereka bisa mendapatkan semua karyawan Anda layanan perjalanan yang diperlukan yang mereka butuhkan tanpa mengorbankan kebijakan perjalanan Anda atau salah satu dari mereka merasa ditipu. Apa yang kami lakukan di atlanticride adalah merencanakan seluruh perjalanan dan mengirimkan tautan kepada perusahaan untuk melakukan pembayaran secara langsung sehingga nama perusahaan tetap sebagai pembeli dan pembayar penerbangan dan akomodasi.

17. Mengotomatiskan proses penggantian biaya perjalanan bisnis.

iklan

Proses perjalanan tidak hanya mencakup transportasi, akomodasi, dan pengeluaran. Ini juga melibatkan waktu dan pekerjaan yang dilakukan oleh manajemen atau administrasi untuk mengganti biaya perjalanan bisnis staf atau karyawan. Mungkin berguna untuk menggunakan alat otomatisasi alur kerja yang memungkinkan staf Anda yang sedang dalam perjalanan bisnis untuk mengunggah tanda terima dari jarak jauh sehingga mereka dapat segera diproses sehingga begitu mereka kembali dari perjalanan, mereka dapat diganti segera setelah mereka kembali. Hal ini membawa manfaat tambahan dalam hal transparansi akuntansi, yang pada gilirannya mengurangi kemungkinan karyawan harus membayar biaya yang mereka keluarkan dalam perjalanan atau perusahaan harus membayar biaya di luar cakupan kebijakan mereka.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

18. Gunakan program diskon dan hadiah.

Sebagian besar maskapai penerbangan, jaringan hotel, dan perusahaan persewaan mobil menawarkan program diskon dan penghargaan bagi perusahaan yang sering menggunakan layanan mereka. Pastikan perusahaan Anda mendaftar dan melacak bonus ini seperti bonus miles, diskon, dan penawaran khusus lainnya dan gunakan untuk mengurangi biaya perjalanan bisnis jika memungkinkan.

Kadang-kadang, kami di atlantisida pos penawaran khusus dari maskapai penerbangan di bilah sisi situs web kami (kami juga memiliki halaman penawaran khusus khusus) dan terkadang mengirimkan email penawaran khusus kepada pelanggan. Penawaran ini mungkin tidak berguna bagi Anda jika tidak perjalanan pada saat penawaran, tetapi Anda mungkin hanya beruntung dan Anda akan melihat penawaran yang tersedia pada saat perjalanan Anda.

Jadi, jika Anda atau perusahaan Anda sedang merencanakan perjalanan bisnis, mungkin akan membantu dan tidak dikenakan biaya apa pun untuk memeriksa halaman penawaran khusus kami untuk melihat apakah ada sesuatu untuk Anda dan perusahaan Anda. Sebenarnya tidak ada salahnya mencoba.

19. Dorong karyawan untuk menggunakan aplikasi bisnis di laptop dan ponsel mereka.

Banyak jaringan hotel menawarkan peralatan kantor seperti komputer, mesin faks, printer, dan lainnya. Dengan produktivitas dan alat kolaborasi berbasis cloud saat ini, lebih mudah bagi karyawan untuk memiliki dokumen di akun cloud mereka dan membagikannya dengan orang lain melalui ponsel mereka daripada mencetaknya menggunakan fasilitas yang disediakan oleh hotel yang pada akhirnya harus Anda bayar. Sementara karyawan masih harus membayar Wi-Fi di kamar hotel, tidak menggunakan fasilitas kantor yang disediakan oleh hotel dapat menghemat banyak uang dalam jangka panjang.

20. Berpartisipasi aktif dalam manajemen perjalanan

iklan

Hanya 27% CFO yang melaporkan bahwa mereka benar-benar berinteraksi dengan manajer perjalanan. Untuk melakukan perbaikan kebijakan perjalanan, perusahaan membutuhkan kerjasama yang kuat antara manajemen puncak dan orang-orang yang menangani program perjalanan perusahaan. Oleh karena itu, manajemen harus berpartisipasi aktif dalam program perjalanan, baik melalui analisis efektivitas kebijakan atau melalui pembuatan kebijakan, atau dengan mengumpulkan umpan balik langsung dari staf perusahaan yang telah melakukan perjalanan atau kembali dari perjalanan bisnis.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

Intinya di sini manajemen harus menemukan cara untuk aktif menjadi bagian dari manajemen perjalanan jika mereka serius mengurangi biaya perjalanan bisnis.

21. Perhatikan generasi baru pelancong bisnis

Pelancong milenial akan menghasilkan sekitar 50% dari semua biaya perjalanan bisnis pada tahun 2020 (angka ini diperkirakan akan diterjemahkan ke dalam nilai moneter $ 1.6 triliun). Manajemen harus menghadapi perbedaan preferensi para pelancong muda ini untuk mengurangi biaya perjalanan dan memanfaatkan kekuatan mereka. Misalnya, survei Hipmunk terhadap pelancong bisnis Milenial menemukan bahwa mereka lebih cenderung memasukkan hari libur dalam perjalanan bisnis mereka, tetapi juga lebih cenderung bekerja lebih keras untuk menyelesaikan pekerjaan.

Bekerja sama dengan manajer pariwisata, manajemen harus mengeksplorasi kebiasaan dan preferensi ribuan pelancong bisnis dan memasukkannya ke dalam kebijakan perjalanan strategis perusahaan.

22. Jangan Biarkan Kebijakan Perjalanan Anda Tidak Tersentuh

Sering dikatakan bahwa kebijakan perjalanan bisnis hanya menjadi lebih baik seiring waktu. Dengan munculnya teknologi baru yang menawarkan metode pemesanan perjalanan baru, cara baru untuk terhubung, dan cara baru melakukan bisnis di luar negeri, manajemen harus memastikan bahwa kebijakan perjalanan bisnis mereka mengikuti perubahan pasar dan memanfaatkan penghematan biaya yang menyertainya.

iklan

Perubahan kebijakan ini harus koheren dengan data, oleh karena itu sangat penting untuk menganalisis dan melaporkan semua perjalanan bisnis untuk memiliki dan menyimpan data yang akurat.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

23. Pastikan kebijakan perjalanan Anda transparan

Memiliki kebijakan perjalanan yang jelas dan transparan yang menguraikan pengeluaran dan penggantian secara efisien. Ini mungkin terdengar mendasar dan sederhana, tetapi ini sangat penting dan seringkali lebih sulit daripada yang terlihat. Sebuah studi baru dari GTBA mengungkapkan bahwa sementara 79% pelancong bisnis merasa kebijakan perjalanan perusahaan mereka memiliki dampak paling besar pada keputusan perjalanan bisnis mereka, masih ada kesenjangan besar antara ketika pelancong memesan penerbangan melalui saluran yang sesuai (63%) dan ketika majikan mereka berpikir mereka memesan sesuai kebijakan (90%).

24. Melakukan audit berkala atas proses manajemen dan penerimaan

Tidak ada orang yang sempurna, bahkan Anda; itu sebabnya IRS menemukan audit. Ikuti contoh ini dan audit laporan biaya karyawan Anda secara teratur, dengan mempertimbangkan segitiga Scam (kebutuhan, peluang, kemampuan untuk merasionalisasi aktivitas). Ambil langkah lebih jauh dan lakukan audit berkala, teratur, tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dengan cara ini, tidak ada yang tahu kapan Anda akan mengaudit staf Anda dan karena itu membuat pencurian lebih berbahaya bagi mereka yang ingin menutupi jejak mereka.

25. Pembayaran cepat membuat Anda menjadi teman cepat.

Ganti rugi staf Anda dengan cepat. Jangan membuat mereka menunggu uang mereka. Sama seperti Anda ingin staf Anda menyerahkan laporan pengeluaran mereka sesegera mungkin, mereka juga ingin melihat akun bank tersenyum segera.

Hal ini juga membantu untuk meningkatkan moral bagi pekerja.

26. Hargai upaya para pelancong

iklan

Semua orang menginginkan pengakuan. Jika Anda tidak dapat menawarkan hadiah uang, pastikan untuk mengenali mereka dan memuji kerja keras mereka. Itu bisa berupa email atau bahkan pujian publik selama rapat. Mengenali dengan susah payah tidak memerlukan biaya apa pun, tetapi ROI sangat berarti dalam hal produktivitas, loyalitas, dan umur panjang. Pastikan pujian Anda tulus.

iklan

LANJUTKAN BACA DI BAWAH

27. Berkolaborasi dengan pemandu wisata

Kerjasama manajer keuangan dengan CFO mereka merupakan faktor penting dalam meningkatkan kebijakan perjalanan bisnis. Tetapi hanya 27% CFO yang percaya bahwa hubungan mereka dengan agen perjalanan efektif.

Sama seperti manajer keuangan menunjukkan komitmen mereka terhadap kebijakan perjalanan, mereka harus menunjukkan bahwa mereka bersedia bekerja dengan manajer perjalanan untuk membuat perubahan yang positif dan berorientasi pada informasi. Hal ini dapat dicapai melalui pertemuan berkala dan memungkinkan mereka untuk memiliki teknologi manajemen perjalanan yang efektif.

Kesimpulan

CFO dan CPO tahu bahwa perjalanan yang menghasilkan pendapatan bukanlah peristiwa acak. Tidak ada hukum untuk "memesan perjalanan dan Anda akan menghasilkan uang darinya". Pertumbuhan terjadi ketika implementasi strategis yang efektif terjadi bersamaan dengan manajemen biaya perjalanan yang cerdas. Memahami di mana perjalanan berkontribusi pada transaksi yang menguntungkan akan membantu Anda menggunakan anggaran perjalanan dengan bijak dan membantu mengembangkan bisnis Anda.

Tetapi meskipun demikian, jika Anda memutuskan untuk mengurangi perjalanan, maka Anda mungkin tidak menghasilkan uang sama sekali. Pada akhirnya, yang terpenting adalah perencanaan yang tepat.


Menyebarkan cinta

1 pemikiran pada “27 Cara Mudah Mengurangi Biaya Perjalanan Bisnis di Tahun 2022”

Tinggalkan Komentar