¿Quieres saber cómo funcionan las subastas silenciosas y cómo organizar una? Aquí hay una guía definitiva que lo ayudará a comprender en detalle qué es, cómo funciona y la mejor manera de organizar uno.
¿Qué es una subasta silenciosa?
Al igual que la subasta regular, es una reunión donde los artículos se muestran a la venta para que los asistentes pujen. Sin embargo, lo que lo hace diferente es que estas ofertas se realizan de forma anónima, si no casi en secreto.
En las subastas silenciosas, no hay ningún subastador presente para gritar las ofertas de los artículos subastados, y los postores no están obligados a levantar un cartel que indique sus ofertas.
Más bien, los postores deben realizar ofertas en silencio en la hoja de ofertas utilizando un número de oferta que se les da a medida que evalúan los artículos que se muestran.
¿Cómo funcionan las subastas silenciosas?
Independientemente del motivo o causa para organizarlas, las subastas silenciosas funcionan de la misma manera. Primero, tiene que haber artículos seleccionados que serán subastados.
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Pueden ser joyas, arte, paquetes de destino, canastas de regalo, certificados de regalo y cualquier otro artículo que considere adecuado incluir. Cada artículo debe ir acompañado de una descripción escrita y una hoja de oferta.
A continuación, debe haber asistentes a su subasta silenciosa que probablemente sean los participantes en la oferta. Sin ellos, realmente no habría subasta. Una vez finalizada la puja, como es habitual, cada artículo se adjudica al mejor postor al final de la subasta.
Entonces, ¿cómo se desarrolla todo esto? Empecemos desde lo más alto.
Organizar una subasta silenciosa exitosa depende de qué tan bien pueda cuidar los aspectos básicos necesarios para organizar una.
1. Promoción
Esta es la primera cosa en la lista que debe manejar si desea organizar una subasta silenciosa exitosa. Es fundamental que la subasta se promueva una vez fijada la fecha. Esto, por supuesto, sería después de que hayas decidido qué tipo de invitado esperas.
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Si la subasta está abierta al público interesado, las redes sociales pueden ser una herramienta útil para promocionarla. Sin embargo, si ha restringido a sus posibles invitados a un cierto calibre de personas, considere usar una herramienta de promoción personalizada como el correo electrónico.
2. Elegir una ubicación
La ubicación es otro factor básico que puede garantizar que su evento de subasta salga según lo planeado. Al buscar un lugar, debe tener en cuenta el número estimado de asistentes y conformarse con un lugar que le brinde la mayor comodidad y el espacio adecuado para su uso.
No querrás que tus invitados se sientan apretados e incómodos durante el evento.
3. Elegir los artículos de la subasta
Una vez más, esta es otra área en la que debe considerar a su invitado. ¿Quiénes son aquellos a los que está invitando a asistir y qué les gustaría comprar?
Es fundamental elegir solo aquellos artículos que deseas adquirir cuando los veas expuestos. Si no, nadie comprará nada y el evento sería una pérdida de esfuerzo.
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4. Exhibición de Artículos
Durante la subasta, los artículos deben exhibirse en toda la sala de tal manera que sean visibles y llamen la atención. Es necesario utilizar soportes, tarimas, escenarios y caballetes para resaltar cada elemento.
5. Descripciones de productos
Una descripción del producto es esencial cuando se muestran artículos durante una subasta silenciosa. Es la breve descripción que acompaña a cada artículo, informando a los participantes sobre el artículo, quién lo donó, por qué es valioso y cualquier otra cosa que creas que podría interesar al comprador.
6. Inscripción
Hacer provisiones para el registro hace que todo el proceso de licitación sea mucho más fácil. Una vez que están registrados, es fácil asignar a cada participante un número de licitación, que pueden utilizar para realizar ofertas en lugar de sus nombres.
Esto permite que el postor permanezca en el anonimato, ya que ese es el objetivo de organizar una subasta silenciosa en primer lugar.
Aparte de eso, también te ayuda a formar una lista de contactos que puede ser útil para eventos similares o en caso de que necesites contactar a alguno de los invitados después del evento.
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7. Formularios de oferta
Son obligatorios en las subastas silenciosas y, por lo general, se colocan delante de cada artículo. Estas hojas de licitación se utilizan para imponer el anonimato. Todas las pujas se realizan en una hoja de pujas ya que no habrá subastador que grite las pujas.
Cuando un participante quiere ofertar por un artículo, simplemente escribe su número de oferta y el monto en la hoja de oferta frente al artículo.
Los formularios de oferta también se pueden utilizar como indicadores. Una forma de utilizar un formulario de oferta para impulsar una venta es incluir un precio atractivo de "Comprar ahora" para que los asistentes consideren comprar el artículo, no solo ofertar por él.
18. Voluntarios
Tan simple como puede parecer, organizar y albergar una subasta silenciosa no es un paseo por el parque. Necesitas toda la ayuda que puedas conseguir. Si no tiene un equipo o personal para ayudar con las tareas, debe considerar reclutar voluntarios para que pueda obtener la asistencia necesaria para que el evento de la subasta sea un éxito.
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19. Vigilantes de subastas
Hay reglas y pautas que los asistentes a las subastas silenciosas deben seguir para que todo salga según lo planeado. Para lograr esto, puede configurar monitores o hacer que los ujieres actúen como observadores de la subasta y ayuden a dirigir el curso de las cosas durante todo el evento.
20. Zona de pago
Una subasta silenciosa no está completa sin una zona de pago. La "zona de verificación" es un área designada donde los postores ganadores pueden recoger sus artículos y pagarlos. Todo esto en un intento por mantener el anonimato.
Directrices de la subasta silenciosa que debe conocer
Aunque las subastas silenciosas son únicas debido a los diferentes propósitos a los que pueden servir, existen pautas que aseguran que sean exitosas.
- Determinar una hora de cierre
Esta es una de las reglas para asegurar una subasta exitosa. Los participantes no se distraen cuando hacen ofertas cuando la sesión de ofertas tiene una hora de finalización predeterminada porque saben que no habrá más ventana para ofertar después de esa sesión.
Entonces, además de esto, podemos decir que es recomendable tener la sesión de licitación separada de cualquier otra actividad planificada.
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- Tener una cantidad adecuada de artículos a la mano
No debe tener demasiados artículos disponibles en una subasta silenciosa para una subasta exitosa. Si tiene tantos artículos, probablemente debería exhibirlos en lotes después de que se vendan algunos.
- Mantener el flujo de tráfico
La tercera regla para organizar una subasta exitosa es mantener el flujo de tráfico. Esto significa que las mesas y las plataformas de exhibición deben estar dispuestas de manera que los artículos estén visibles y las personas puedan caminar libremente.
- Elementos dispuestos estratégicamente
Lo siguiente a tener en cuenta es la disposición de los elementos. Se recomienda que los artículos se organicen en orden descendente de costo. Esto se debe a que, en la mayoría de los casos, si los artículos costosos se colocan primero, los postores solo pueden ofertar por un artículo en lugar de hacer varias ofertas cuando los artículos menos costosos se muestran primero.
Dónde tener subastas silenciosas
Las subastas silenciosas se pueden realizar fuera de línea o en línea. Las subastas silenciosas fuera de línea son subastas en persona que se llevan a cabo en una ubicación física siguiendo las pautas que enumeramos anteriormente, mientras que las subastas silenciosas en línea se pueden realizar mediante un software de subastas o un sitio de subastas.
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Cuando las subastas se llevan a cabo en línea, el período de oferta suele ser más largo que cuando se llevan a cabo en una ubicación física. La licitación puede durar días o, a veces, semanas. Los participantes en la subasta van al sitio de la subasta para registrarse, ofertar y pagar los artículos en línea. Los ganadores de las ofertas pueden recibir sus artículos después del evento. Las subastas silenciosas virtuales se están convirtiendo rápidamente en una cosa porque son útiles cuando las reuniones en persona no son posibles.
Conclusión
Las organizaciones corporativas y las organizaciones sin fines de lucro utilizan las subastas silenciosas para recaudar fondos y defender buenas causas. Con un poco de planificación y atención cuidadosa a las pautas, puede organizar su propia subasta silenciosa para lograr su propósito.