Tipps zum Geschäftsschreiben

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Geschrieben von Godfrey

 

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Es gibt ein paar einfache Standards, die Sie berücksichtigen sollten, unabhängig davon, welche Art von Geschäftstexten Sie schreiben. Denken Sie daran, dass Ihr Ziel darin besteht, eine Idee zu kommunizieren, also verwenden Sie eine klare, unkomplizierte Sprache. Wenn Sie geschäftlich schreiben, verwenden Sie eine einfache Sprache, um eine Beziehung aufzubauen.

Die zusammengesetzte Sprache mag erstickt und schwer verständlich erscheinen. Hier sind einige Hinweise, die Sie beim Schreiben für Ihr Unternehmen beachten sollten. Verwenden Sie sie, um Ihr Geschäftsschreiben zu verbessern. Verwenden Sie diese auch, um Ihre allgemeinen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Verbessern Sie Ihre Schreibfähigkeiten.

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Die Verbesserung des Geschäftsschreibens muss keine schwierige Aufgabe sein. Es gibt einige einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre berufsbezogenen Briefe, E-Mails, Memoranden oder Berichte lesbarer zu machen. Für viele Menschen macht das Schreiben von Geschäftsdokumenten 20 bis 50 Prozent ihrer Arbeit aus (je höher Sie aufsteigen, desto mehr müssen Sie davon tun).

Tatsächlich wird es in vielen Berufen als Leistungskriterium angesehen, und Ihre Fähigkeit, erfolgreich zu sein, hat einen erheblichen Einfluss darauf, ob Sie befördert werden oder nicht. Hier sind also einfache Strategien, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen verbessern können.

Verwenden Sie einen freundlichen Tonfall.

Die Verbesserung des Geschäftsschreibens beinhaltet das Erstellen eines Papiers, als ob Sie es sprechen würden. Ein weit verbreiteter Irrtum unter Essayistik Dienstleistungen und Schreiben von Studenten ist, dass Corporate Writing schwerfällig, pompös, kraftvoll und blumig sein muss. Das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Am anderen Ende des Spektrums fühlen manche Leute das, wenn ich das sage Schreiben sollte gesprächig sein, ich meine die Verwendung von „Chatroom-Sprache“ oder Slang, was ebenfalls nicht akzeptabel ist. In einem gesprächigen Ton zu schreiben bedeutet, professionell zu sein. Angenommen, Sie sind im Büro der Person und sprechen mit ihr. Du würdest nicht Slang sprechen, oder? Sie würden auch vermeiden, eine spießige formale Terminologie zu verwenden.

schwarze gerahmte Brille und schwarzer Stift

Achten Sie auf erweiterte Lead-Ins.

Das Vermeiden ausgedehnter Einleitungen in Ihrem Text ist eine Möglichkeit, Ihr Geschäftsschreiben zu verbessern. Das nenne ich den „Ramble“-Tanz. Da schweift der Autor ab, anstatt gleich zum Thema zu kommen. Der Großteil des Geschäftsschreibens ist routinemäßig, informativ und „vorausgeladen“. Das heißt, es gibt sofort das Hauptziel und den Schwerpunkt des Dokuments an.

Hier sind einige längere Einführungen:

  • Ich schreibe, um Sie darüber zu informieren (was ist es? Warum nicht mit den Neuigkeiten beginnen?)
  • Ich sende Ihnen diese Mitteilung, um Sie darüber zu informieren
  • Hiermit möchten wir Sie darüber informieren

Redundanzen entfernen.

Achten Sie bei der Überarbeitung Ihres Textes auf Redundanzen oder Wiederholungen. Hier sind ein paar solcher Beispiele:

Abmahnungen werden oft im Voraus ausgesprochen, also lass den „Vorschuss“.

Zusammenbauen – Zusammenbauen bedeutet normalerweise, etwas zusammenzubauen, also lass das „zusammen“ weg.

Plan.

Bevor Sie beginnen, machen Sie einen Plan für Ihr komplettes Geschäftsschreiben. Ein gut organisiertes Geschäftsdokument wird weniger schwierig zu schreiben sein. Denken Sie daran, Ihre Nachricht im Hinterkopf zu behalten. Wenn es verwirrend ist, verlieren die Leser das Interesse. Wenn Ihr Publikum Schwierigkeiten hat zu verstehen, was Sie zu sagen versuchen, ist es an der Zeit, mehr zu schreiben. Wenn Sie nicht vorausplanen, werden Sie sich eher mitten im E-Mail-Tennis wiederfinden.

Denken Sie an die Unterschiede.

Eine der wichtigsten Ideen zum Schreiben von Geschäftsideen besteht darin, zu verstehen, dass Ihr Publikum höchstwahrscheinlich anders sein wird. Menschen, die in einer anderen Kultur geboren wurden, sprechen möglicherweise fließend Englisch, haben jedoch möglicherweise nicht die gleichen Schreib- und Lesefähigkeiten und benötigen für ihre Arbeit Hilfe beim Verfassen von Kursarbeiten.

Um diese Lücke zu schließen, können Ihnen Corporate Writing-Prinzipien und -Richtlinien dabei helfen, für eine Vielzahl von Kulturen, Bildungsniveaus und sprachlichen Hintergründen zu schreiben. Die folgenden Prinzipien werden Ihnen helfen, erfolgreicher an einem multikulturellen Arbeitsplatz zu kommunizieren, egal ob Sie für Ihre eigene Firma oder für einen multinationalen Kundenstamm schreiben.

Person, die Bleistift nahe Laptop-Computer hält

Format

In jedem Unternehmen ist die richtige Formatierung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. E-Mails sollten beispielsweise Überschriften enthalten, um Benutzern das Durchsuchen des Textes nach relevanten Informationen zu erleichtern. Aufzählungen oder nummerierte Listen sind auch nützlich, um Materialien zu scannen, und eingerückte Absätze zeigen an, wo der Leser aufhören sollte. Denken Sie daran, dass das Ziel von Geschäftstexten darin besteht, Ideen effizient zu liefern, anstatt den Leser mit umfangreicher Terminologie zu beeindrucken. Kurze, einfache Wörter sind langen, komplizierten vorzuziehen.

Vermeiden Sie Fachjargon.

Während in einigen Veröffentlichungen Fachjargon erforderlich sein kann, ist er für nicht fachkundige Leser nicht hilfreich. Jargon wird häufig verwendet, wenn der Schreiber nichts ausdrücken möchte. Verwenden Sie eine einfache Sprache, die Ihre Leser verstehen können. Vermeiden Sie es auch, über die Kultur und den Jargon Ihrer Branche zu schreiben. Denken Sie daran, dass Sie für ein großes Publikum schreiben.

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Ihnen dabei helfen, an einem multikulturellen Arbeitsplatz erfolgreicher zu kommunizieren, egal ob Sie für Ihre eigene Firma oder für einen multinationalen Kundenstamm schreiben.


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