27 einfache Möglichkeiten zur Reduzierung der Geschäftsreisekosten im Jahr 2022

Da Mitarbeiter zu hohe Ausgaben machen, die mehr als ein Drittel der Ausgaben für Geschäftsreisen ausmachen, und 15 % aller Unternehmensbetrügereien auf gefälschte Spesenabrechnungen zurückzuführen sind, ist eine strengere Kontrolle der Reise- und Reisekosten zu einer Priorität für viele leitende Finanzmanager geworden, die die Kosten einhalten wollen Geschäfte auf ein Minimum zu beschränken.

Eine vom CFO durchgeführte Umfrage ergab, dass 69 % der Befragten der Meinung waren, dass ihr Unternehmen von einer größeren Kontrolle über die Ausgaben für Geschäftsreisen profitieren könnte. Eine weitere Studie von JP Morgan ergab, dass die Ausgaben für Geschäftsreisen an zweiter Stelle hinter den Gehaltszahlungen als größte Betriebskosten für die meisten Unternehmen stehen.

Allein in diesem Jahr werden weltweit über 1.2 Billionen Dollar für Geschäftsreisen ausgegeben. Das entspricht in etwa dem BIP Australiens. Ist es zu viel? Natürlich ist es das, und Hunderte von Milliarden im Überschuss dazu.

Im Wesentlichen gibt die Geschäftsreisebranche mehr als eine Billion Dollar an Geld anderer Leute aus, weil die Leute, die für diese Reisen bezahlen, meistens nicht die Leute sind, die die Reise machen. Jedes Mal, wenn ein Kauf getätigt wird und die Person, die den Kauf tätigt, nicht der Zahler ist, werden zwangsläufig einige unnötige Ausgaben getätigt, und seien sie noch so gering.

Lassen Sie es sich nicht täuschen, es liegt nicht daran, dass Mitarbeiter versuchen, viel für Geschäftsreisen auszugeben, es ist nur so, dass sie keinen Grund haben, dies nicht zu tun. Wenn jemand trotzdem erstattet wird, ist es unwahrscheinlich, dass er sich die Mühe macht, etwas Geld zu sparen.

Selbst wenn sich Mitarbeiter an die Reiserichtlinie des Unternehmens halten, geben sie ihre Ausgaben in der Regel in Richtung des maximal zulässigen Limits statt des unteren Teils dieses Limits aus. Es ist einfach die menschliche Natur. Niemand wird freiwillig Economy Class fliegen, wenn Business Class auf dem Tisch liegt.

Diese kleinen Einsparmöglichkeiten scheinen unbedeutend zu sein, „100 Dollar bei einem 2000-Dollar-Flugticket zu sparen“; aber sie summieren sich schließlich am Ende des Quartals oder Jahres. Kleine Kartoffeln!

Zweifellos ist der Missbrauch von Geschäftsreisekosten ein großes Problem, aber die bessere Frage ist: Gibt es eine Lösung?

Zuckerbrot, Peitsche und Senkung der Reisekosten

Traditionell hatten Unternehmen zwei Möglichkeiten, um mit hohen Geschäftsreisekosten umzugehen. Sie akzeptieren entweder die Ausgaben der Mitarbeiter als Kosten für die Geschäftstätigkeit oder sie könnten versuchen, die Reisekosten durch Unternehmensrichtlinien wie strenge Ausgabengrenzen und ähnliches zu reduzieren. Die erste Option führte zu einer Beeinträchtigung des Endergebnisses, während die zweite die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und die Mitarbeiterfluktuation erhöhte. Ehrlich gesagt ist man sich nicht sicher, welches auf kurze oder lange Sicht schlechter oder teurer ist.

Es gibt jedoch ein neues Paradigma im Corporate Travel Management, die Idee tendiert zu Zuckerbrot und nicht zu Peitsche. Anstatt Mitarbeiter zu bestrafen, die während ihrer Geschäftsreisen zu viel Geld ausgeben, entscheiden sich viele Unternehmen nun dafür, diejenigen zu belohnen, die dies nicht tun.

Schließlich sind wir uns sicher alle einig, dass Kostensenkungen, ohne die Mitarbeiter zu stören, sehr attraktiv und auch fast unrealistisch sind.

Wie funktioniert das? Um eine bessere Entscheidungsfindung zu beeinflussen (die Entscheidung, billigere Transportmittel zu sparen oder zu verwenden, selbst wenn teurere in Frage kommen), haben einige Unternehmen damit begonnen, Punkte, Marken und andere Arten der Anerkennung zu verwenden, um Mitarbeiter zu belohnen. Dies kann theoretisch Mitarbeiter motivieren, besonders diejenigen, die diese Belohnungen von einem sehen verspätete Vergütung Sicht billigere Entscheidungen zu treffen, wie z einen günstigen Flug oder ein Hotel buchen.

Aber diese Theorie hat die Realität der menschlichen Natur eingeholt. Geschäftsreisende sind nichts anderes als Menschen. Sie handeln in ihrem eigenen Eigeninteresse und zu ihrem eigenen Komfort und ihrer Bequemlichkeit. Sofortige Befriedigung ist die Standardeinstellung für die meisten Leute, und wenn Sie ihnen keinen greifbareren Grund geben, sich die Mühe zu machen, um zu sparen, als ein paar „Punkte auf dem Papier“, werden sie Ihren Bluff einfach callen.

Dienstreisekosten: Wie viel geben Mitarbeiter für Dienstreisen aus?

Schnelle Tatsache: Laut einem Travel and Tourism Competitiveness Report des World Economic Forum aus dem Jahr 2015 liegt Österreich auf Platz 10^th als teuerstes Land für internationale Besucher. 

Je nachdem, wohin sie reisen, mögen Städte wie San Francisco kostet etwa 550 Dollar pro Tag  Während London etwa 500 US-Dollar pro Tag kostet (nur für Essen, Unterkunft und Transport), müssen kleine und mittlere Unternehmen sicherstellen, dass das Geld sinnvoll eingesetzt wird und sich die Investition lohnt.

Dan Ruchs Lösung? Geben Sie Mitarbeitern durch finanzielle Anreize einen Grund, weniger zu tun. Seine Rocketrip-Plattform generiert personalisierte Reisebudgets und ermöglicht es den Mitarbeitern, die Hälfte des Geldes auf der Reise zu sparen.

Finanzielle Anreize mögen zur Förderung der Einhaltung beitragen, aber Unternehmen tragen immer noch Kosten, nur an einer anderen Front. Letztendlich ist es fast so kontraproduktiv, Mitarbeiter dafür zu bezahlen, dass sie ihre Geschäftsreisekosten senken, wie ihnen Raum zu geben, so viel auszugeben, wie sie wollen.

Wohin gehen die Ausgaben?

Laut Prognose von BCD Travel 2019, hier geht das Geld hin:

Flüge

Business- und Economy-Class-Preise für Regionalflüge werden voraussichtlich um 1% steigen und im Allgemeinen den Durchschnittspreis von Flugtickets wird sowohl für regionale als auch für internationale Flüge steigen.

Hotels

Hotelpreise wird in diesem Jahr um 1 -3 % steigen.

Autovermietungen

Für dieses Jahr 2 wird mit einem Preisanstieg von 4 - 2019 % gerechnet Autovermietung

Wie also können CFOs das Geschäft reduzieren? Reisekosten ohne Bezahlung Mitarbeiter dazu bringen oder dann abpissen? Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie CFOs die Ausgaben für Geschäftsreisen reduzieren können.

Wie CFOs die Ausgaben für Geschäftsreisen reduzieren können, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen

1. Legen Sie eine Geschäftsreiserichtlinie fest

Zwar haben kleinere Unternehmen in der Regel keine offizielle Reiserichtlinie, aber sie können und große Unternehmen sollten. In jedem Fall müssen Unternehmen Verfahren klären, die Reisebudgets kontrollieren. Neben der frühzeitigen Buchung und der Nutzung von Vielfliegerangeboten ist es sehr wichtig, den Mitarbeitern klare und präzise Reiserichtlinien zu geben.

Seien Sie spezifisch bei Dingen wie Verpflegungskosten, Kundenausgaben, bevorzugten Reisedienstleistern, bevorzugten Unterkunftsanbietern und so weiter. Klare Regeln ersparen Ihnen Stress und bringen die Dinge fast schwarz auf weiß, damit Ihre Mitarbeiter ihre Geschäftsreisekosten in Bezug auf die Richtlinien des Unternehmens planen können, ohne sich Gedanken darüber zu machen, was sie in Schwierigkeiten bringt oder wann sie sich nur dumm stellen.

2. Nutzen Sie die Kraft virtueller Meetings, um Kunden zu betreuen

Zweifellos haben persönliche Treffen eine größere Wirkung, wenn es um den Aufbau von Beziehungen geht. Im Allgemeinen verbessert der Kontakt aus der ersten Person den Rapport, zeigt ein größeres Engagement und ermöglicht eine emotionalere Verbindung. Dies ist zwar richtig und Sie können wahrscheinlich keinen Millionen-Dollar-Deal über Skype oder Google Hangouts abschließen, aber es gibt andere Geschäftstreffen, die über Skype oder andere Videokonferenznetzwerke durchgeführt werden können.

Es hat sich immer wieder bewiesen, dass bestimmte Transaktionen und Besprechungen effektiv über Telefonkonferenzen abgehalten werden können, und darüber hinaus ist es ein sehr erschwingliches Tool. Ein Tool, das bei guter Anwendung einem Unternehmen helfen kann, mit Kunden in Kontakt zu bleiben, Probleme zu lösen und sogar neue Geschäfte abzuschließen.

Fun Fact: Im Jahr 2001 sparte American Airlines 40,000 US-Dollar pro Jahr, indem sie EINE Olive von jedem servierten Salat wegnahmen.

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3. Achten Sie auf die Zusatzgebühren.

Fliegen ist trotz allem Anschein in den letzten Jahren nicht teurer geworden. Laut Concur waren die durchschnittlichen Kosten für Flugtickets im Jahr 2015 5 Dollar niedriger als im Jahr 2011. Aber zusätzliche Gebühren wie Sitzplatz-Upgrades, Gepäckgebühren, Flugmahlzeiten, die Möglichkeit, Tickets zu stornieren und so weiter, haben den Fluggesellschaften geholfen, mehr zu verdienen Geld vom Reisenden.

Laut Concur; 2014 gab der durchschnittliche Passagier 17.43 $ mehr aus als 2013; ein Anstieg um 8.5 Prozent, und die Fluggesellschaften werden bei diesen Gebühren immer erfinderischer. Einige haben jetzt Gebühren für bevorzugte Sitzplätze mit mehr Beinfreiheit.

4. Verwenden Sie das Workflow-Automatisierungstool, um den Buchungsprozess zu automatisieren.

Flüge und Hotelreservierungen können zeitaufwändig und schwierig sein, insbesondere wenn Sie die Kosten verwalten müssen. Anstatt die Buchung von Mitarbeitern oder der Personalabteilung zu verlangen, können Sie durch den Einsatz von Automatisierung Zeit und Geld sparen. Dadurch können Sie vordefinierte Parameter gemäß Ihrer Reiserichtlinie festlegen, wie z. B. maximale Kosten und andere Dinge.

Sie können auch Dinge wie bevorzugte Fluggesellschaften und Hotels angeben. Oder Sie können kleine Unternehmen wie Atlanticride mit dieser Automatisierung beauftragen. Aber bei Atlanticride sitzen nicht mehr Maschinen hinter dem Lenkrad, sondern eine Person, die die Situation mit nur 10 US-Dollar besser verstehen kann.

 Gleichzeitig stellt es sicher, dass alle Bestellungen termingerecht bearbeitet und alle Transaktionen korrekt erfasst werden. Dies eliminiert das Risiko von Fehlern, Ungenauigkeiten und Unregelmäßigkeiten, die Probleme verursachen, die auf lange Sicht kostspielig und zeitaufwändig sein können. Schließlich können sich die Mitarbeiter frei auf ihre Arbeit konzentrieren, so dass sie so lange wie möglich produktiv bleiben und die richtige Menge an Zeit damit verbringen, Materialien vorzubereiten, um alle Geschäfte oder Geschäfte zu erledigen, die sie auf dieser Geschäftsreise erledigen sollen.

5. Planen Sie im Voraus – buchen Sie Flüge und Unterkünfte so früh wie möglich

Wir verstehen, dass Notfahrten manchmal Teil der Norm sind. Wir empfehlen Unternehmen jedoch, mit dem Buchungsprozess zu beginnen, sobald die Reise bestätigt wurde. Dies gibt Unternehmen auch Zeit, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Es ist auch rentabler, da Sie durch frühzeitiges Buchen jede Menge Geld sparen können. Vermeiden Sie Last-Minute-Buchungen so weit wie möglich und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter den gleichen Ansatz verfolgen. Auf diese Weise können Sie und Ihr Unternehmen mit demselben Budget mehr reisen.

6. Seien Sie gegenüber Fluggesellschaften loyal

Wenn Sie noch kein Mitglied eines Vielfliegerprogramms einer Fluggesellschaft sind, worauf warten Sie noch? Melden Sie sich jetzt schon an! Diese Programme sind eine wunderbare Möglichkeit, die Ausgaben für Geschäftsreisen zu senken, da sie gute Anreize für Geschäftsreisende bieten. Je treuer Sie einer Fluggesellschaft sind, desto mehr Anreize und Vorteile können Sie erhalten.

Qanta bietet einheimischen Reisenden in den USA bevorzugten Check-in und zusätzliches Gepäck; Virgin Australia's bietet seinen Vielfliegern eine Sitzplatzauswahl und einen Parkservice an. Internationale Reisende können bekommen Singapore Airlines Bonuspunkte, wenn sie ein Hotel bei einem ihrer globalen Partner buchen, und Cathay Pacific bietet weltweit kostenlosen Zugang zu den internationalen Flughafenlounges.

7. Verhandeln Sie mit Fluganbietern oder Hotelketten über bessere Firmentarife

Reist Ihr Unternehmen oft zum gleichen Ziel und wählt immer wieder die gleichen Hotels und Fluggesellschaften? Oder vielleicht hat sich ein neuer Markt erschlossen und das Unternehmen reist häufig geschäftlich in diese Region.

Wenden Sie sich zunächst an Ihren regulären Geschäftsreiseanbieter und prüfen Sie, ob Sie bessere Angebote aushandeln können, wenn Sie darauf hinweisen, dass Sie ihm nachweislich stabile Geschäfte beschert haben. Besprechen Sie im letzten Teil Reiseprognosen mit Ihrem Geschäftsreiseanbieter und prüfen Sie, ob Sie ein besseres Angebot machen können, um als Kunde gehalten zu werden, indem Sie den jüngsten Trend und die Prognose Ihrer Geschäftsreisen angeben.

Wenn dies nicht die erste Marktexpansion ist, an der Ihr Unternehmen beteiligt war, weisen Sie auf die Zunahme ähnlicher Reisen in andere Märkte in der Vergangenheit als eine Art Proof of Concept hin. Wenn Ihr Unternehmen zu klein ist, um ein besseres Angebot zu erhalten, versuchen Sie, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das bereits ein besseres Angebot für die Region ausgehandelt hat. Diese Lösung eignet sich für kleine Unternehmen und sogar für Personen, die häufig zu bestimmten Zielen reisen.

8. Alternativen suchen.

Die Landung auf großen Flughäfen ist bequem, aber manchmal zahlen Sie für diese Bequemlichkeit viel mehr. Es ist immer eine gute Idee, die Idee zu prüfen, kleine und mittelgroße Regionalflughäfen anzufliegen, insbesondere wenn es sich um einen Last-Minute-Flug handelt. (Es ist jedoch wichtig, den Preis für Benzin und den Transport zum und vom kleineren Regionalflughafen zu berücksichtigen). Erwägen Sie auch, mit dem Zug zu reisen, wenn dieser an Ihrem Zielort verfügbar ist. Oftmals sind sie günstiger und es kann viel mehr Arbeit unterwegs erledigt werden.

Eine weitere lustige Tatsache (irgendwie ohne Bezug): Lufthansa ist der weltweit größte Abnehmer von Kaviar und kauft über 10 Tonnen pro Jahr für ihren in der First Class verfügbaren Kaviarservice an Bord.

9. Weisen Sie Verantwortlichkeiten auf der richtigen Ebene zu

Die meisten Menschen würden zustimmen, dass mehr Unterstützung vom Management benötigt wird, damit das Geschäftsreisemanagement funktioniert und letztendlich weniger teuer und extravagant wird. Die Einbindung von CEOs und CFOs kann den politischen Charakter dieser Art von Aufgaben maßgeblich beeinflussen und motivieren. Wenn zum Beispiel ein CEO Economy Class fliegt, um ein Meeting außerhalb der Zeit zu nehmen, wird es für andere Mitarbeiter fast unverantwortlich, Business Class zu fliegen.

Es ist eher so, als würde ich mein Beispiel leben. Erfahrungsgemäß reicht das Engagement von CEOs allein jedoch nicht aus. Da der CEO oder CFO sich nicht um das Tagesgeschäft der Reiseabteilung kümmert, wissen sie nicht wirklich, was in diesen Abteilungen vor sich geht.

Es bleibt dann dem Verantwortlichen überlassen, Kosten für die Dynamik zu sparen, die von einer fliegenden Wirtschaft eines CEO bereitgestellt wird. Daher spielt das Management, das der richtigen Person Verantwortung zuweist, eine entscheidende Rolle.

10. Konzentrieren Sie sich auf wie Geschäftsreisekosten zu senken, nicht nur wie viel

Kostensenkungsprogramme verlieren im Laufe der Zeit häufig ihre Wirksamkeit, wenn das Top-Management versucht, die Gesamtkosten zu senken („Wie viel können wir sparen?

Wenn ein CEO oder CFO die Ausgaben für Geschäftsreisen reduzieren möchte, indem er Wörter und Sätze wie [mal sehen, ob wir das um mindestens 20 % senken können] fallen lässt, während der Rest des Reiseteams widerhallt [wir werden sehen, was wir tun können] wird es nicht die Hälfte der Zeit schneiden.

Die Konzentration auf das eigentliche „Wie“ außer den Zahlen kann wirklich einen großen Beitrag zur Kostensenkung leisten.

11. Organisieren Sie Ihr Reiseprogramm

Ein systematischer Prozess oder Ansatz ist wichtig für ein effektives Geschäftsreisekostenprogramm. Vereinfachte Buchungs-, Genehmigungs-, Spesen- und Risikomanagementprozesse erhöhen die Geschwindigkeit des Reisemanagements. Die Systematisierung gibt Ihren Travel Managern auch einen Einblick, wie und welche Reiserichtlinie funktioniert. Dies wird ihnen helfen, fundierte Entscheidungen über Verbesserungen zu treffen, die auf den Daten basieren.

Darüber hinaus stellt ein systematisches Geschäftsreiseprogramm sicher, dass Ihr Unternehmen seine Sorgfaltspflichten erfüllt und mit einem ausreichenden Risikomanagement arbeitet, um sich vor finanziellen und rechtlichen Schäden zu schützen.

12. Wägen Sie die Nebenkosten ab.

Genau wie bei Fluggesellschaften summieren sich auch beim Straßentransport kleine Dinge. Deshalb muss man vorher die Preise vergleichen. Ist es billiger ein Auto mieten oder nehmen Sie ein Uber, Lyft oder sogar ein Taxi? Tut das Hotel haben Internetverbindung und lohnt sich der Preis oder nutzt du besser deinen mobilen Hotspot?

13. Planen Sie mit Bedacht.

Planen Sie Ihre Geschäftsreise nach Möglichkeit außerhalb der schönen Sommermonate, in denen jeder Reisende als Tourist gilt. Die Sommermonate ziehen viele Touristen an und infolgedessen Flugtickets sind normalerweise vom Dach, Hotelpreise sind auch genauso hoch.

Das Ende des März ist auch eine weitere schreckliche Reisezeit, weil alle in den Frühlingsferien irgendwo hinfahren. Wenn Sie das Meeting zu einem anderen Zeitpunkt oder per Telefonkonferenz oder Videoanruf abhalten können, warum nicht.

14. Investieren Sie in Travel-Management-Technologie

Unternehmen nutzen jetzt Travel-Management-Technologien wie Travelport oder Locomote, die Premium-Services zu erstaunlichen Preisen anbieten.

Bei der Betrachtung von Travel-Management-Plattformen sind einige Dinge zu beachten. Dazu gehören Tools, die Prozesse vereinfachen, Daten sammeln und die Richtlinienleistung verbessern sowie Funktionen haben, die das Reiseerlebnis der Mitarbeiter bereichern

• Travel-Management-Plattformen müssen umfassend und ganzheitlich sein.

• Travel-Management-Plattformen müssen integriert werden

15. Legen Sie eine strenge, aber angemessene Reisekostenerstattungsrichtlinie fest, die allen Mitarbeitern gegenüber fair ist, und setzen Sie diese durch.

Laut der Society for Human Resource Management sind Geschäftsreisekosten für den Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig und für den Arbeitgeber abzugsfähig, wenn sie normal, notwendig und korrekt ausgewiesen sind. Ihre Reiserichtlinie muss den Mitarbeitern die Geschäftsreisekosten erläutern und ihnen Informationen über die Reisekostenerstattungsrichtlinie Ihrer Organisation bereitstellen.

Es sollte Tagegelder für alle Arten von Veranstaltungen und für alle Reiseziele festlegen. Es sollte auch die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter berücksichtigen (dh Führungskräften und Führungskräften während Geschäftsreisen mehr Luxus bieten) und wie Gelder für die Ausrichtung bestimmter Arten von Veranstaltungen wie Abendessen als Teil der Geschäftsreisekosten beantragt und genehmigt werden können. Es sollte auch klar angeben, welche Prämien und Luxusgüter nicht vergütungsfähig sind und welche in der Verantwortung der Mitarbeiter liegen.

16. Verwenden Sie ein Reisebüro für Geschäftsreisekosten, die nicht automatisiert werden können.

In einigen Fällen können Sie bestimmte Prozesse möglicherweise nicht automatisieren, z. B. wenn ein Mitarbeiter eine besondere Unterkunft benötigt oder wenn eine große Anzahl Ihrer Mitarbeiter auf Reisen ist. In solchen Fällen können Sie nicht jeden Mitarbeiter bitten, seine individuelle Reise zu planen, einige erhalten möglicherweise bessere Angebote und andere fühlen sich ausgeschlossen, obwohl sie die Reise selbst geplant haben. In solchen Situationen können Sie die gesamte Reise mit demselben Reisebüro planen. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Reiserichtlinie mit der Agentur zu teilen und sie die Reise anhand der von Ihnen bereitgestellten Richtlinien wie bevorzugte Flüge, Hotels usw. planen zu lassen.

Auf diese Weise können sie allen Ihren Mitarbeitern die erforderlichen Reiseleistungen bieten, ohne Ihre Reiserichtlinie zu gefährden oder sich betrogen zu fühlen. Was wir hier bei atlanticride tun, ist, die gesamte Reise zu planen und dem Unternehmen einen Link zur direkten Zahlung zuzusenden, damit der Firmenname als Käufer und Zahler der Flüge und Unterkünfte erhalten bleibt.

17. Automatisieren Sie den Erstattungsprozess für Geschäftsreisekosten.

Die Reiseabwicklung umfasst nicht nur Transport, Unterkunft und Spesen. Es umfasst auch die Zeit und Arbeit, die von der Geschäftsleitung oder der Verwaltung aufgewendet wird, um die Geschäftsreisekosten des Personals oder der Mitarbeiter zu erstatten. Es kann hilfreich sein, ein Workflow-Automatisierungstool zu verwenden, mit dem Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise Quittungen aus der Ferne hochladen können, damit sie sofort verarbeitet werden können, damit sie nach ihrer Rückkehr von der Reise sofort erstattet werden können. Dies bringt zusätzliche Vorteile in Bezug auf die Transparenz der Abrechnung, was wiederum die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Mitarbeiter für Kosten aufkommen müssen, die ihnen während der Reise entstanden sind, oder dass das Unternehmen für Ausgaben außerhalb des Geltungsbereichs ihrer Police aufkommen muss.

18. Verwenden Sie Rabatte und Prämienprogramme.

Die meisten Fluggesellschaften, Hotelketten und Autovermietungen bieten Rabatt- und Prämienprogramme für Unternehmen an, die ihre Dienste häufig in Anspruch nehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen diese Prämien wie Prämienmeilen, Rabatte und andere Sonderangebote registriert und verfolgt, und nutzen Sie sie, um die Ausgaben für Geschäftsreisen nach Möglichkeit zu reduzieren.

Gelegentlich sind wir bei Atlantische Fahrt Post Sonderangebote von Fluggesellschaften in der Seitenleiste unserer Website (Wir haben auch eine spezielle Sonderangebotsseite) und gelegentlich Sonderangebote per E-Mail an Abonnenten senden. Diese Angebote sind für Sie möglicherweise nicht nützlich, wenn Sie es nicht sind Reise zum Zeitpunkt des Angebots, aber mit etwas Glück sehen Sie ein Angebot, das zum Zeitpunkt Ihrer Reise verfügbar ist.

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen also eine Geschäftsreise planen, könnte es hilfreich sein, auf unserer Sonderangebotsseite nachzuschauen, ob etwas für Sie und Ihr Unternehmen dabei ist. Es schadet wirklich nicht, es zu versuchen.

19. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Business-Apps auf ihren Laptops und Telefonen zu verwenden.

Viele Hotelketten bieten Bürogeräte wie Computer, Faxgeräte, Drucker und mehr an. Mit den heutigen Cloud-basierten Produktivitäts- und Kollaborationstools ist es für Mitarbeiter einfacher, Dokumente auf ihren Cloud-Konten zu haben und sie über ihre Telefone mit anderen zu teilen, anstatt sie über die vom Hotel bereitgestellten Einrichtungen auszudrucken, für die Sie letztendlich bezahlen müssen. Während die Mitarbeiter für WLAN in den Hotelzimmern immer noch bezahlen müssen, können Sie auf lange Sicht viel sparen, wenn Sie die vom Hotel bereitgestellten Büroeinrichtungen nicht nutzen.

20. Beteiligen Sie sich aktiv am Reisemanagement

Nur 27 % der CFOs berichten, dass sie tatsächlich mit Travel Managern interagieren. Um Reiserichtlinien zu verbessern, benötigen Unternehmen eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Top-Management und den Personen, die das Reiseprogramm des Unternehmens betreuen. Daher muss sich das Management aktiv am Reiseprogramm beteiligen, entweder durch eine Analyse der Wirksamkeit der Richtlinie oder durch Richtliniengestaltung oder durch das Sammeln von Feedback aus erster Hand von Mitarbeitern des Unternehmens, die von einer Geschäftsreise angereist oder zurückgekehrt sind.

Der Punkt hier ist, dass das Management einen Weg finden muss, sich aktiv am Travel Management zu beteiligen, wenn es ernst damit ist, die Ausgaben für Geschäftsreisen zu reduzieren.

21. Achten Sie auf die neue Generation von Geschäftsreisenden

Millennial-Reisende werden bis 50 etwa 2020 % aller Geschäftsreisen ausmachen (diese Zahl wird voraussichtlich 1.6 Billionen US-Dollar an Geldwert ausmachen). Das Management muss sich den unterschiedlichen Vorlieben dieser jungen Reisenden stellen, um die Reisekosten zu senken und ihre Stärken zu nutzen. Eine Hipmunk-Umfrage unter Millennial-Geschäftsreisenden ergab beispielsweise, dass sie eher Freizeittage in ihre Geschäftsreisen einbeziehen, aber auch eher die Extrameile gehen, um die Arbeit zu erledigen.

In Zusammenarbeit mit Tourismusmanagern sollte das Management die Gewohnheiten und Vorlieben von Tausenden von Geschäftsreisenden erforschen und sie in die strategische Reiserichtlinie des Unternehmens einfließen lassen.

22. Lassen Sie Ihre Reiserichtlinie nicht unberührt

Es wird oft gesagt, dass die Richtlinien für Geschäftsreisen mit der Zeit immer besser werden. Mit dem Aufkommen neuer Technologien, die neue Methoden der Reisebuchung, neue Verbindungen und neue Möglichkeiten der Geschäftsabwicklung im Ausland bieten, muss das Management sicherstellen, dass seine Geschäftsreiserichtlinien mit den Marktveränderungen Schritt halten und die damit verbundenen Kosteneinsparungen nutzen.

Diese Richtlinienänderungen müssen mit den Daten kohärent sein, und daher ist es sehr wichtig, alle Geschäftsreisen zu analysieren und darüber zu berichten, um genaue Daten zu haben und zu behalten.

23. Stellen Sie sicher, dass Ihre Reiserichtlinie transparent ist

Haben Sie eine klare und transparente Reiserichtlinie, die Kosten und Erstattung effizient umreißt. Das mag banal und einfach klingen, ist aber sehr wichtig und oft schwieriger als es scheint. Eine neue Studie der GTBA zeigt, dass zwar 79 % der Geschäftsreisenden der Meinung sind, dass die Reiserichtlinie ihres Unternehmens den größten Einfluss auf ihre Geschäftsreiseentscheidung hat, dass es jedoch immer noch eine große Lücke zwischen der Buchung von Flügen über die geeigneten Kanäle gibt (63 %). und wann ihre Arbeitgeber think Sie buchen richtlinienkonform (90 %).

24. Führen Sie regelmäßige Audits des Managementprozesses und der Quittungen durch

Kein Mensch ist perfekt, nicht einmal du; Deshalb hat der IRS Audits erfunden. Folgen Sie diesem Beispiel und prüfen Sie regelmäßig Ihre Personalkostenabrechnungen unter Berücksichtigung des Scam-Dreiecks (Bedürfnisse, Chancen, Rationalisierungsfähigkeit). Gehen Sie einen Schritt weiter und führen Sie regelmäßige, unangekündigte Audits durch. Auf diese Weise ist nicht abzusehen, wann Sie Ihre Mitarbeiter auditieren würden, und macht das Stehlen daher gefährlicher für diejenigen, die ihre Spuren verwischen wollen.

25. Schnelle Zahlung macht Sie zu einem schnellen Freund.

Erstatten Sie Ihre Mitarbeiter schnell zurück. Lass sie nicht auf ihr Geld warten. So wie Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen so schnell wie möglich einreichen, möchten sie auch ihre sehen Bankkonten sofort lächeln.

Dies trägt auch zur Verbesserung der Arbeitsmoral bei.

26. Erkennen Sie die Bemühungen der Reisenden an

Alle wollen Anerkennung. Wenn Sie keine Geldprämien anbieten können, erkennen Sie sie stattdessen an und loben Sie ihre harte Arbeit. Dies kann in Form einer E-Mail oder sogar einer öffentlichen Anerkennung während eines Meetings erfolgen. Hartes Erkennen kostet Sie nichts, aber der ROI ist enorm in Bezug auf Produktivität, Loyalität und Langlebigkeit. Stellen Sie nur sicher, dass Ihr Lob echt ist.

27. Arbeiten Sie mit Reiseführern zusammen

Die Zusammenarbeit des Finanzmanagers mit seinen CFOs ist ein wichtiger Faktor bei der Verbesserung der Geschäftsreisepolitik. Aber nur 27 % der CFOs glauben, dass ihre Beziehung zu Reisebüros effektiv ist.

So wie Finanzmanager ihr Engagement für die Reisepolitik zeigen, müssen sie zeigen, dass sie bereit sind, mit Travel Managern zusammenzuarbeiten, um positive und informationsorientierte Änderungen vorzunehmen. Dies kann durch regelmäßige Meetings erreicht werden und es ihnen ermöglichen, über eine effektive Travel-Management-Technologie zu verfügen.

Fazit

CFOs und CPOs wissen, dass umsatzgenerierende Reisen keine zufälligen Ereignisse sind. Es gibt kein Gesetz „Buche eine Reise und verdiene Geld damit“. Wachstum entsteht, wenn neben einem intelligenten Reisekostenmanagement auch eine effektive strategische Umsetzung stattfindet. Wenn Sie verstehen, wo Reisen zu profitablen Transaktionen beitragen, können Sie Ihr Reisebudget sinnvoll einsetzen und Ihr Geschäft ausbauen.

Aber ungeachtet dessen, wenn Sie sich entscheiden, weniger zu reisen, verdienen Sie möglicherweise überhaupt kein Geld. Am Ende zählt nur die richtige Planung.